確定申告の資料集めでいちばん時間がかかるのは、計算ではなく「何を出してもらえばいいか」をお客様ごとに伝え、届いたかを確かめることです。全員に同じ長い一覧を渡すと、「うちは何が要るの？」という電話が増え、肝心の書類が抜けたまま届きます。
そこで、当てはまるものに「はい」を選ぶだけで、そのお客様が準備する資料だけが並ぶ令和8年分の確定申告 必要書類チェックリスト（Excel・無料）を作りました。A4縦1枚でそのままお客様に渡せて、届いた資料には事務所で ✔ を付けられます。
会員登録は不要です。お客様ごとの資料の届き具合と作業の進み具合を事務所の全員で見るなら、確定申告 進捗管理ボードもあります。
このチェックリストでできること
- 21の質問に「はい／いいえ」で答えると、準備していただく資料だけが右に出ます（収入8問・控除とその他13問）。
- 事務所の「受取」欄に ✔ と「一部」を付けると、準備する資料・受け取り済み・一部だけ・まだ届いていない、の件数が出ます。
- 未回答の質問や、「はい」ではない行への受取の付け間違いを、印刷範囲の外で知らせます。印刷すると資料の一覧だけの1枚になります。
- 記入例シートつき。事務所名・氏名・提出期限を入れて、お客様の人数分シートをコピーして使います。
収入ごとに準備していただく資料
令和8年分（令和8年1月1日〜12月31日）の収入について、チェックリストで「はい」のときに出る資料です。
| 収入 | 準備していただく資料 | 事務所で気をつけること |
|---|---|---|
| 給与 | 給与の源泉徴収票（すべての勤務先の分） | 年末調整を受けた人も必要。年の途中で転職した人は前の勤務先の分が抜けやすい |
| 公的年金 | 公的年金等の源泉徴収票 | 企業年金・基金の分も別に届く |
| 事業・フリーランス・農業 | 帳簿・通帳・請求書・領収書（会計データでも可） | 白色か青色か、帳簿の有無を最初に確認 |
| 源泉徴収された報酬 | 支払調書（届いた分）または報酬の明細 | 支払調書は届かないことがある。入金額と源泉徴収税額を自分で控えてもらう |
| 賃貸収入 | 家賃収入の明細（物件別・月別）、固定資産税の通知 | 物件ごとに分けて受け取る |
| 事業用の資産を買った | 契約書・請求書・領収書（中古なら経過年数が分かるもの） | 10万円以上かどうか、事業で使い始めた日 |
| 株・投資信託 | 特定口座年間取引報告書（証券会社・銀行ごと） | 口座が複数あると1社分だけ届きがち |
| 不動産の売却 | 売ったとき・買ったときの売買契約書、仲介手数料などの領収書 | 買ったときの契約書が見つからないことが多い。早めに依頼する |
控除・その他で準備していただく資料
| 内容 | 準備していただく資料 | 事務所で気をつけること |
|---|---|---|
| 国民年金・国民年金基金 | 控除証明書（日本年金機構から届くはがき） | 家族の分を払った場合も本人の控除になる |
| 国民健康保険・後期高齢者医療・介護保険 | 納付額が分かるもの（お知らせ・領収書） | 給与から天引きされた分は除く |
| 生命保険・地震保険 | 控除証明書 | 年末調整で出した分は不要。事業主・年金生活者は必要 |
| 小規模企業共済・iDeCo | 掛金払込証明書 | iDeCoは給与天引きなら年末調整済みのことが多い |
| 医療費 | 医療費通知、または領収書を人別・病院別にまとめたもの | セルフメディケーション税制とはどちらか一方 |
| ふるさと納税などの寄附 | 受領証明書（すべての寄附先）または寄附サイトの年間寄附額の証明書 | ワンストップ特例を申請していても、確定申告をすると使えない。全部の証明書が必要 |
| 住宅ローン控除（1年目） | 売買契約書・請負契約書の写し、登記事項証明書、年末残高証明書 | 金融機関に適用申請書を出していれば年末残高証明書は不要 |
| 住宅ローン控除（2年目以降） | 年末残高証明書 | 給与所得者は年末調整で受けているはず。確定申告で受けるのは事業主など |
| 家族の変更 | 氏名・生年月日・同居か別居か・今年の収入の見込み | 令和8年分は基礎控除などが変わっている。家族の収入は金額で聞く |
| 予定納税 | 予定納税額の通知書（6月ごろ届く） | 納付済みの額を差し引くために必要 |
| 初めての依頼 | 前年分の確定申告書の控え、マイナンバーカードの写し（表・裏） | 繰越損失や減価償却の続きは前年の控えで確認する |
資料依頼で漏れやすい5つのポイント
1. ふるさと納税は「ワンストップ特例を出したから要らない」と思われている
ワンストップ特例は確定申告をしない人のための制度です。医療費控除などで確定申告をすると、ワンストップ特例の申請は使えなくなり、すべての寄附を申告書に書く必要があります。チェックリストでは、この注意を資料の欄にそのまま書いています。上限額の目安はふるさと納税の限度額の計算方法で確認できます。
2. 住宅ローン控除の1年目は、年末調整では受けられない
住宅ローン控除の最初の年分は確定申告が必要です。令和6年分以降は、金融機関に「住宅ローン控除の適用申請書」を出していれば、年末残高の情報が税務署に届く方式（調書方式）になり、年末残高証明書を受け取らずに済む場合があります。お客様がどちらの方式かを最初に確認します。
3. 医療費は「人別・病院別」にまとめてもらう
医療費控除の明細書は、受診した人と病院・薬局ごとに金額をまとめて書きます。領収書の束をそのまま受け取ると集計に時間がかかるので、健康保険組合などから届く医療費通知があれば、それを使うと早く済みます。
4. 年末調整を受けた給与所得者の控除証明書
年末調整で生命保険料控除などを受けている場合、確定申告で改めて証明書を出す必要はありません。逆に、年末調整に出し忘れた証明書は確定申告で追加できます。チェックリストの質問は「年末調整で出した分は不要」と書いて、二重に集めないようにしています。
5. 家族の収入の見込み
令和8年分は基礎控除の額や扶養の判定に使う金額が変わっています。配偶者や扶養している家族の収入は「パートくらい」ではなく、金額で聞き取ってください。
お客様が多い事務所は、配ったあとの「誰の何が届いていないか」で止まる
上の5つは、1人分のチェックリストで防げます。ところが繁忙期に本当に時間を取られるのは、その先です。お客様が30人、50人と増えると、次の3つが毎日の仕事になります。
- 回収した紙を1枚ずつ見て、誰の・どの資料がまだかを数える
- まだの人を拾い出して、足りない資料の名前を添えて催促する
- 残りの件数と担当者の手の空き具合から、3月15日に間に合うかを読む
この3つをなくすために作ったのが、Googleスプレッドシートの確定申告 進捗管理ボード（有料）です。資料の呼び方はこのチェックリストと同じなので、届いた資料をそのまま記録に移せます。
1. 届いた資料に「済」を付けるだけで、足りない資料名が自動で並ぶ
お客様ごとに、源泉徴収票・控除証明書・医療費の明細など19種（30種まで追加可）の状態を「要・一部・済・不要」で記録します。足りない資料の名前が台帳と催促リストに自動で出るので、催促するときに紙を見返す必要がありません。
2. 資料がそろった人から、自動で「入力待ち」に進む
1人1行の進捗台帳（最大500件）に、工程の日付と資料の状態から9段階のステータスを自動で表示します。必要な資料がすべて「済」になった時点で「資料待ち」から「入力待ち」に切り替わるので、担当者の思い込みで医療費の明細が抜けたまま入力を始める、ということがなくなります。同じ状態のまま動かない案件は「停滞」として知らせます。
3. 「このペースで3月15日に間に合うか」が1文で分かる
ダッシュボードに、申告期限までの必要ペースと実績ペース、ステータス別・資料別の件数、担当者ごとの負荷を表示します。毎週月曜には件数を自動で記録し、繁忙期の進み具合をグラフで振り返れます。所長が一人ひとりに状況を聞いて回る必要がなくなります。
無料チェックリストと有料版の違い
| 無料チェックリスト（Excel） | 確定申告 進捗管理ボード（有料） | |
|---|---|---|
| 管理する単位 | お客様1人分の紙 | お客様全員（最大500件）を1つの表で |
| 資料の記録 | 受取 ✔／一部 | 要・一部・済・不要（資料30種まで） |
| 足りない資料 | 1枚ずつ見て確認 | 不足資料名を台帳と催促リストに自動表示 |
| 作業の進み具合 | 記録しない | 9段階のステータスを自動判定（資料がそろうと入力待ちへ） |
| 期限まで | ― | 必要ペースと実績ペース、担当者別の負荷、週次推移 |
| 共有 | 1人ずつExcelで | Googleスプレッドシートで事務所の全員が同時に記録 |
| 翌年 | 毎年コピーし直す | メニュー「新年分を作成」でお客様と担当者を引き継ぐ |
申告書の作成や税額の計算はしません（お使いの申告ソフトで行います）。資料の回収と、3月15日までの進み具合の管理に絞った道具です。価格は4,800円のダウンロード商品で、STORESから購入できます（最新の価格は販売ページでご確認ください）。
e-Taxで提出を省略できる書類と、事務所が受け取る理由
e-Taxで申告する場合、控除証明書などは記載内容を入力して送信すれば、税務署への提出や提示を省略できます。給与・公的年金の源泉徴収票も、申告書への添付は要りません。
ただし、税務署から求められたときは、原則として申告期限から5年間、書類の提出や提示に応じる必要があります。事務所としては金額を確かめるために同じ資料を受け取り、保存の場所もお客様に伝えておくと安心です。書面で提出する場合は、本人確認書類（マイナンバーカードの写しなど）の添付か提示が要ります。
チェックリストの使い方
- 「チェックリスト」シートに事務所名・氏名・提出期限を入れる（青い欄）
- お客様に「はい／いいえ」を選んでもらう。聞き取って事務所で入れても、白紙で印刷して○を付けてもらってもよい
- 資料が届いたら「受取」に ✔、一部だけなら「一部」。下に件数が出る
- お客様が複数いるときは、シートのタブを右クリック →［移動またはコピー］→「コピーを作成する」で1人1枚にする
よくある質問
令和8年分の様式に合わせていますか？
資料の名前と注意点は、国税庁の確定申告の手引き（令和7年分）と住宅ローン控除の手続の案内をもとに、令和8年分の改正（基礎控除の見直しなど）を反映しています。令和8年分の手引きは例年1月ごろに公表されるので、公表後に確認して違いがあれば版を上げます。
Googleスプレッドシートで使えますか？
このチェックリストはExcel用です（Excel 2016以降・マクロなし）。事務所の全員で共有して管理したい場合は、Googleスプレッドシートの有料版をご覧ください。
質問や資料の文言を変えられますか？
無料版は数式とレイアウトを保護しています。事務所名・氏名・期限・回答・受取の欄だけ入力できます。
無料テンプレートのダウンロード
令和8年分の確定申告で、お客様に準備していただく資料を「はい／いいえ」で洗い出すチェックリストです。A4縦1枚・記入例つき・マクロなし。会員登録は不要です。
チェックリストを配ったあと、こんな場面はありませんか？
「あの人の資料、届いた？」を、お客様の数だけ確かめる
お客様が何十人もいるとき
→ 無料版はお客様1人分の紙です。有料版は1人1行の進捗台帳と資料徴求表で、資料ごとに「要・一部・済・不要」を記録し、足りない資料名を台帳と催促リストに自動で出します。
資料がそろったかどうか
→ 必要な資料がすべて「済」になった時点で、ステータスが「資料待ち」から「入力待ち」に自動で切り替わります（9段階で表示）。
3月15日に間に合うか
→ ダッシュボードに、申告期限までの必要ペースと実績ペース、担当者ごとの負荷を表示します。Googleスプレッドシートなので、共有するだけで事務所の全員が同時に記録できます。
資料の呼び方は、この無料チェックリストと有料版の資料徴求表（既定の19種）でそろえています。申告書の作成・税額の計算は、お使いの申告ソフトで行います。
