経理の体制を見直すとき、多くの会社は「採用するか、外注するか」の二択で考え始めます。しかしこの問いの立て方だと、たいてい結論が出ません。経理の仕事は、一人分の塊ではなく、性質のまったく違う作業の集合体だからです。
判断の順番を変えると、驚くほど早く決まります。先に決めるのは委託先ではなく、業務をどこで切るかです。切り分けが済んでいれば、採用も外注も「残った部分に何を当てるか」という具体的な話になります。
この記事では、経理業務を3つに仕分ける考え方、正社員採用から経理代行まで5つの選択肢の比較、人件費以外も含めたコストの見方、そして外注しても社内に必ず残る仕事までを、実務の順番どおりに整理します。
この記事を書いた人：中小企業の経理実務と、税理士事務所向けの実務ツール制作をしています。会計ソフトでは埋まらない「現場の手作業」を減らすテンプレートを作っています。
結論：丸ごと出すか迷う前に、業務を3つに仕分ける
「経理を外注する」という言葉は、範囲があいまいなまま使われます。見積を取っても比較できないのは、そもそも何を頼むかが決まっていないためです。
まず、自社の経理業務を次の3つに仕分けてください。紙に3列書いて、業務名を放り込んでいくだけで構いません。
①自社にしかできない判断
社内の事情を知らないと決められない仕事です。外に出しても、結局こちらが答えを返すことになります。
- いくらから誰の承認が必要かという決裁
- 支払を実行するかどうかの最終判断
- 値引きや支払条件の交渉
- 未入金の取引先へ督促するかどうか、いつ止めるか
- 資金繰りの意思決定（借入、設備投資、賞与の原資）
- 数字を見て次の手を決めること
ここは外注できない領域です。むしろ、社長や管理部長がここに時間を使えるようにすることが、体制を見直す目的そのものです。
②手順が決まっている作業
やり方が決まっていて、判断がほとんど入らない作業です。ここが外注・自動化の主戦場になります。
- 仕訳の入力、記帳
- 通帳やクレジットカードの明細の取り込み
- 請求書の作成・送付
- 入金の消込
- 経費精算の内容チェックと集計
- 給与計算の計算作業そのもの
- 試算表・月次資料の作成
判断が入らないとは言っても、判断のルールが文書になっていない場合は「決まっている」とは言えません。ここが後述する準備の話につながります。
③専門家に任せる領域
資格や継続的な知識更新が必要で、社内で抱えると割に合わない領域です。
- 税務申告と税務相談（税理士）
- 社会保険・労働保険の手続きと給与の法令対応（社会保険労務士）
- 登記関係（司法書士）
多くの会社ではすでに③の一部を外に出しています。改めて仕分けると、②と③の境目が曖昧なまま放置されていることに気づきます。
仕分けの例
同じ「給与」でも、層によって行き先が変わります。
| 業務 | ①判断 | ②定型作業 | ③専門領域 |
|---|---|---|---|
| 給与 | 支給額・賞与の決定、評価 | 勤怠集計、計算、振込データ作成 | 社会保険の届出、法令改正への対応 |
| 支払 | 支払可否、優先順位、決裁 | 支払一覧の作成、振込データの作成 | ー |
| 記帳 | 自社ルールの決定、例外の判断 | 入力、明細の取り込み、消込 | 税務上の取扱いの確認 |
| 決算 | 引当・除却などの方針決定 | 資料の収集と整理 | 決算書の作成、申告 |
外注の検討対象は②です。①を出そうとすると失敗し、③はすでに外に出ているか、出すべきものです。 この整理ができた時点で、判断の半分は終わっています。
業務名を洗い出す段階で手が止まるようなら、経理の引継ぎ書テンプレート｜抜け漏れを防ぐ全25項目リストの業務一覧を見ながら、自社に該当するものを3列に振り分けていくのが早いです。
5つの選択肢を比較する
②をどう埋めるかには、大きく5つのやり方があります。どれか1つを選ぶ必要はなく、組み合わせるのが現実的です。
| 選択肢 | 向いている状況 | 任せられる範囲 | 社内に残る負担 | リスク |
|---|---|---|---|---|
| 正社員を採用する | 取引件数が多い。経理以外の管理業務も任せたい。長期で社内に知識を貯めたい | 判断以外のほぼ全域。育てば①の一部も | 採用活動、教育、評価、マネジメント | 採用に時間がかかる。定着しないと振り出しに戻る。一人採用だと属人化が再発する |
| パート・派遣を入れる | 作業量は多いが判断は少ない。繁忙期だけ乗り切りたい。すぐに手が必要 | 入力、消込、請求書発行などの定型作業 | 業務の切り出し、指示出し、成果の確認 | 指示する人が社内に必要。契約期間の制約。交代のたびに教え直しが発生する |
| 経理代行（記帳代行）に出す | 定型作業の比重が大きい。属人化を解消したい。担当者の退職リスクを下げたい | 記帳、入金消込、請求書発行、支払データ作成、月次資料の作成（契約範囲による） | 証憑の受け渡し、承認、支払の実行、内容の確認 | 範囲の線引きが曖昧だと追加費用や手戻りが出る。社内に経理が分かる人がいなくなる |
| 顧問税理士の契約範囲を広げる | すでに信頼関係がある。記帳から申告までまとめたい。取引件数が多くない | 記帳、月次試算表、決算、申告。事務所により給与計算まで | 証憑の受け渡し、日々の入金・支払の実務 | 日次の実務までは対応範囲外のことが多い。事務所の繁忙期に納期が延びる場合がある |
| クラウド化して自社で回す | 取引件数が少ない。銀行やカードの明細を自動取得できる。担当者に学ぶ余力がある | 入力作業の削減、証憑の電子保存、承認の電子化 | 初期設定、ルールづくり、運用の定着 | 導入しただけでは楽にならない。設定した人が辞めると再び属人化する |
比較して見えてくるのは、どの選択肢を選んでも社内の負担がゼロにならないことです。減らせるのは作業量であって、責任と確認の手間は残ります。ここを織り込まずに決めると、期待値とのズレが不満になります。
組み合わせるとバランスが取りやすい
実務では、次のような組み合わせがよく機能します。
- 記帳は経理代行、支払と承認は社内、申告は税理士：定型作業を外に出しつつ、お金の実行権限は社内に残す形です
- 入力はクラウドで自動化、残った例外処理だけパートに依頼：件数が少ない会社で負担が最も軽くなります
- 正社員1名＋繁忙期のみ外部：決算期や年末調整の山だけを外に逃がす形です
（関連記事：経理の引継ぎ書テンプレート）
コストは人件費だけで比べない
採用と外注を比べるとき、月給と月額料金を並べても意味がありません。採用には、給与以外に必ず発生する費用と時間があります。
採用側に含めるべき項目
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 採用コスト | 求人広告費、人材紹介手数料、面接にかかる社内の時間 |
| 社会保険料の会社負担 | 健康保険・厚生年金・雇用保険・労災保険の事業主負担分 |
| 労務関連の費用 | 通勤手当、健康診断、備品、PCと会計ソフトのライセンス |
| 教育期間 | 単独で回せるようになるまでの期間。その間の指導者の時間も含む |
| 退職リスク | 辞めたときの再採用と引継ぎのコスト。一人経理なら業務停止のリスクも |
| マネジメント | 評価、面談、勤怠管理にかかる管理職の時間 |
外注側に含めるべき項目
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 月額の委託料 | 契約範囲内の基本料金 |
| 範囲外の追加費用 | 決算、年末調整、給与計算、来訪、スポット相談など |
| 初期費用・移行コスト | 業務の棚卸、ルールの説明、初期設定にかかる自社の時間 |
| 社内に残る作業の時間 | 証憑を集めて渡す、承認する、内容を確認する時間 |
| 切替コスト | 委託先を変えるとき、または社内に戻すときの手間 |
比べるのは「月額いくらか」ではなく、「同じ業務範囲を回すために、お金と自社の時間がいくら要るか」です。
相場を探すより、見積を取るほうが早い
経理代行の費用は、業種、取引件数、依頼範囲、使用ソフト、証憑の受け渡し方法で大きく変わります。同じ条件でも事務所によって差が出るため、相場の金額を先に決め打ちしないほうが判断を誤りません。
見積を取るときは、次のように進めると比較できる形になります。
- 依頼したい業務を箇条書きにする（前章の②の一覧がそのまま使えます）
- 同じ内容の依頼文で複数社に出す。会社ごとに聞き方を変えると比較になりません
- 月間の仕訳件数、請求書の発行枚数、従業員数、使用している会計ソフトを伝える。精度が上がります
- 含まれる範囲と含まれない範囲を明細で確認する。決算、年末調整、給与計算、来訪回数は特に差が出ます
- 最低契約期間と、途中解約の条件、解約時のデータの扱いを確認する
見積書に「記帳代行一式」としか書かれていない場合は、内訳を出してもらってください。範囲が曖昧なまま契約すると、追加費用か、こちらの手戻りのどちらかで必ず表面化します。
外注しても社内に必ず残る仕事
経理代行のメリットとデメリットを分けるのは、この部分の見積もりが正しいかどうかです。委託しても、次の仕事は社内から出せません。
1. 現金と通帳の管理 現金の実査、金庫の管理、通帳と印章の保管は社内の仕事です。外部に現金を扱わせる形は、そもそも作れません。
2. 承認 支払をしてよいか、この経費を認めるか。判断は社内の権限者が行います。委託先は「承認された内容を処理する」ところまでです。
3. 支払の実行 振込データの作成まで委託できても、ネットバンキングでの最終承認と実行は社内に残すのが原則です。ここを外に出すと、内部統制上の問題が生じます。
4. 証憑の受け渡し 請求書、領収書、契約書を集めて委託先に渡す作業は社内に残ります。外注後にいちばん不満が出やすいのがここです。 「頼んだのに、結局毎月書類集めをしている」という状態は、この工程を軽く見たときに起こります。
5. 数字の読み方 出てきた試算表を読み、異常値に気づき、次の手を決めるのは経営側の仕事です。委託先は数字を作りますが、経営判断はしません。
ここを軽視すると起きること
よくある失敗のかたちは、おおむね決まっています。
- 証憑が集まらず月次が遅れ、「外注したのに数字が遅い」という不満になる。実際に遅れているのは社内の収集工程です
- 承認ルートを決めないまま渡し、支払の可否を委託先に問い合わせる往復が増える
- 社内に経理が分かる人が一人もいなくなり、委託先の仕事の正しさを検証できなくなる
- 出てきた試算表を誰も読まないまま1年が過ぎ、決算で初めて数字のズレに気づく
外注の目的は「経理を見ないで済むようにすること」ではありません。作業から手を離し、数字を見る時間を作ることです。ここを取り違えると、費用だけかかって不安が増えます。
外注を成功させる4つの準備
契約前にこの4つを済ませておくと、立ち上がりの手戻りが大きく減ります。逆に、ここを飛ばして契約すると最初の3か月が混乱します。
1. 業務の棚卸
いま誰が何をやっているかを、業務名・頻度・所要時間・使用システム・判断の有無で書き出します。この一覧がないと、委託範囲も見積も決まりません。前章で作った3つの仕分けが、そのまま棚卸表になります。
2. 証憑の受け渡し方法とスケジュールの取り決め
外注が回るかどうかは、ほぼここで決まります。
- 何を渡すか（請求書、領収書、通帳の明細、契約書、勤怠データ）
- どう渡すか（クラウドストレージ、専用システム、郵送、スキャン）
- いつまでに渡すか（毎月◯日締め、遅れた分は翌月扱い）
- 誰が集めて誰が渡すか（社内の担当を一人決める）
電子で受け取った請求書の保存方法など、電子帳簿保存法に関わる部分は、委託先と自社のどちらがどこまで保存するのかを契約時に確認してください。制度改正が続く分野のため、運用を決める前に顧問税理士に最新の取扱いを確認することをおすすめします。
3. 勘定科目の使い分けルールの明文化
委託先は自社の事情を知りません。「この飲食代は会議費か交際費か」「この修理は修繕費か資本的支出か」を毎回問い合わせていると、双方の時間が消えます。
自社の使い分けを一覧にして渡してください。前年と同じ基準で処理されるようになり、前年比較が壊れる事故も防げます。（関連記事：勘定科目の使い分け早見表）
4. 月次の締め日の合意
「いつまでに資料を渡せば、いつ試算表が出てくるか」を数字で決めます。ここが曖昧だと、遅れの責任が互いに見えなくなります。締め日と納品日をセットで、契約書か覚書に書いておきます。
準備の中身は、引継ぎ書とほぼ同じ
ここまでの4項目を見て気づかれたかもしれませんが、外注先に渡す情報は、後任者に引き継ぐ情報とほとんど同じです。業務の一覧、判断基準、関係先、締め日、保管場所。相手が社内の人か社外の会社かが違うだけです。
そのため、経理の引継ぎ書があれば、それがそのまま外注の提案依頼書と初期説明資料になります。書き方と項目の一覧は経理の引継ぎ書テンプレート｜抜け漏れを防ぐ全25項目リストにまとめています。まだ外注を決めていない段階でも、この形で棚卸をしておくと、採用・派遣・外注のどれに転んでも使えます。
委託先を選ぶときの確認項目チェックリスト
複数社を比較するときは、金額以外を同じ物差しで見ます。次の項目を一覧にして、各社の回答を並べてください。
対応範囲
- 記帳のどこまでか（入力のみ／消込まで／請求書発行まで／支払データ作成まで）
- 決算・申告は含まれるか。含まれない場合の連携方法
- 給与計算、年末調整、社会保険手続きの対応可否
- 対応できない業務は何か
体制と引継ぎ
- 担当者は固定か、チーム制か
- 担当者が交代するときの引継ぎはどう行われるか
- 担当者が不在のときの代替体制
- 自社の業種の取扱い経験
システムとデータ
- 使用する会計ソフト。自社が使っているソフトを継続できるか
- データの受け渡し方法（クラウド、専用システム、郵送、メール）
- 電子帳簿保存法に対応した保存の可否と、保存の主体はどちらか
- 情報の取扱いに関する取り決め（秘密保持契約の有無）
やり取りの実務
- 質問への回答はどれくらいで返ってくるか
- 連絡手段（メール、チャット、電話、来訪）
- 月次資料の納品日
- 資料の提出が遅れた場合の扱い
契約条件
- 最低契約期間と更新の条件
- 範囲外作業が発生したときの費用の決まり方
- 途中解約の条件と予告期間
- 契約解除時に、会計データと預けた証憑がどの形式で返却されるか
最後の項目は見落とされがちですが、切り替えるときに最も困る部分です。データが独自形式でしか出てこないと、次の委託先や自社への移行に余計な時間がかかります。契約前に確認しておいてください。
可能であれば、契約前に1か月分の試行を打診してみるのも有効です。やり取りの速さと、こちらに残る作業量が数字で分かります。
税理士と経理代行の役割の違い
同じように「経理を任せられる」と見えても、この2つは法律上の位置づけが違います。
| 税理士（税理士法人） | 経理代行・記帳代行会社 | |
|---|---|---|
| 税務申告書の作成・提出代行 | できる（税理士の独占業務） | できない |
| 税務相談（個別の税額計算にあたる判断） | できる | できない |
| 税務調査の立会い | できる | できない |
| 記帳・入力代行 | できる | できる |
| 請求書発行・入金消込・支払データ作成 | 事務所により対応 | 対応することが多い |
| 給与計算 | 事務所により対応 | 会社により対応 |
| 社会保険・労働保険の手続き | 原則は社会保険労務士の領域 | 原則は社会保険労務士の領域 |
税務代理、税務書類の作成、税務相談は税理士の独占業務とされています。税理士でない者がこれらを報酬を得て行うことは認められていません。経理代行会社に日々の作業を頼む場合でも、申告と税務判断は税理士が担当する形になります。
そのため実務では、次のどちらかの形に落ち着きます。
- 税理士事務所に記帳から申告までまとめて依頼する：窓口が一つで済み、税務判断との連携がスムーズです
- 日々の作業は経理代行、申告は顧問税理士：作業量が多い会社に向きます。両者の間で資料の受け渡し方法を決めておく必要があります
後者を選ぶときは、経理代行会社と顧問税理士の連携方法を、契約前に両方に確認してください。ここが決まっていないと、月次資料の受け渡しで毎月調整が発生します。
なお、社会保険や労働保険の手続きは社会保険労務士の領域です。給与計算そのものは経理代行でも扱えることが多い一方、届出の代行は範囲が変わります。委託先に「どこまでが自社の対応で、どこからが社労士か」を明確にしてもらってください。
よくある質問
Q. 一人経理の負担が限界です。まず採用と外注のどちらを検討すべきですか？ 先に業務の棚卸をしてください。判断が少なく件数が多い作業が中心なら外注が向きます。判断や社内調整の比重が大きいなら、採用か社内での分担見直しが向きます。棚卸をせずに求人を出すと、求める人物像が固まらず選考が長引きます。
Q. 経理代行に出せば、退職リスクはなくなりますか？ 担当者一人に依存する状態は減らせますが、リスクの種類が変わるだけとも言えます。委託先の担当者交代、契約解除、委託先側の体制変更は起こり得ます。契約時に、担当者交代時の引継ぎ方法と、解約時のデータ返却の条件を確認しておいてください。
Q. 社内に経理の分かる人が一人もいなくなっても大丈夫ですか？ おすすめしません。委託先の成果物を検証できる人が社内にいないと、誤りに気づけません。全体を理解している必要はなく、試算表を見て前月との差の理由を質問できる程度の人を、社長を含めて一人は残してください。
Q. クラウド会計を入れれば外注しなくても済みますか？ 取引件数が少なく、明細の自動取得が使える会社なら、入力の負担はかなり減ります。ただし、初期設定と自社ルールの整備、証憑の保存運用は残ります。導入だけで楽になるわけではないため、誰が設定して誰が維持するかを先に決めてください。
Q. 顧問税理士に日々の経理も頼めますか？ 事務所によって対応範囲が違います。記帳と決算・申告までは一般的ですが、請求書の発行や支払の実務、給与計算まで対応するかは事務所ごとの判断です。現在の顧問料に何が含まれているかを明細で確認し、追加できる範囲を聞いてみるのが早道です。
まとめ
- 「採用か外注か」を考える前に、業務を①自社にしかできない判断 ②手順が決まっている作業 ③専門家に任せる領域に仕分ける
- 外注の検討対象は②のみ。①を出そうとすると必ず失敗する
- 正社員・パート派遣・経理代行・税理士の範囲拡大・クラウド化の5つは、組み合わせて使うのが現実的
- コストは月額同士ではなく、採用コスト・社会保険料・教育期間・退職リスク・引継ぎコストまで含めた総額と自社の時間で比べる
- 相場を探すより、業務一覧を作って複数社から同条件で見積を取り、範囲と最低契約期間を確認するほうが早い
- 外注しても、現金と通帳の管理・承認・支払の実行・証憑の受け渡し・数字の読み方は社内に残る
体制をどう変えるにせよ、出発点は同じです。いま誰が何をやっているかを書き出すこと。 その一覧が、求人票にも、見積依頼書にも、引継ぎ書にもなります。
なお、この記事の内容は2026年8月時点の情報にもとづいています。インボイス制度や電子帳簿保存法など改正が続く分野は、実際の対応を顧問税理士に確認してください。
（関連記事：一人経理が突然辞めたら？最初の3日）
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年間スケジュール別・作業別・勘定科目別の3つの切り口で、引き継ぐべき項目を網羅したWordテンプレートです。記入例つき版と空欄版の2種類を用意しています。外注先に渡す業務一覧や、見積依頼のたたき台としてもそのまま使えます。
