引継ぎ書に書くべき項目一覧｜職種を問わず使える基本フォーマットと書き方

2026年8月19日

異動や退職が決まって、「引継ぎ書を作っておいて」と言われた。ところが会社に決まった様式がなく、何をどこまで書けばいいのか分からない。よくある状況です。

引継ぎ書が書けない原因は、文章力でも真面目さでもありません。書くべき項目の型を知らないまま、いきなり書き始めてしまうことです。型がないと、思い出した順に手順だけが並び、肝心の「担当範囲」「関係者」「判断基準」が丸ごと抜けます。

この記事では、職種を問わず使える引継ぎ書の6ブロックと、業務1件あたりの記入フォーマットを型として示します。あわせて、業務を漏れなく思い出す棚卸しの方法、時間がないときの優先順位、書いてはいけない情報までを整理します。記事の最後に、経理担当者向けのWordテンプレートを無料で配布しています。

この記事を書いた人：中小企業の経理実務と、税理士事務所向けの実務ツール制作をしています。会計ソフトでは埋まらない「現場の手作業」を減らすテンプレートを作っています。

結論：引継ぎ書は6つのブロックでできている

職種が営業でも総務でも製造でも、引継ぎ書に入る情報は次の6つに分類できます。まずこの6ブロックの見出しだけを作り、後から中身を埋めていくのが最短ルートです。

ブロック	書く内容	これがないと起きること
① 担当業務の一覧と範囲	担当している業務の名前を全部並べ、どこからどこまでが自分の担当かを書く	「これは誰の仕事？」が発生し、業務が宙に浮く
② 業務ごとの手順と期限	各業務のやり方、頻度、締切、遅れたときの影響	後任者が締切を知らずに期限を落とす
③ 関係者・取引先	社内外の連絡先、担当者名、やりとりの経緯や注意点	誰に連絡すればいいか分からず、都度あなたに電話がくる
④ 使用ツールと権限	システム名、アカウントの種類、権限、申請窓口	初日からログインできず作業が止まる
⑤ 保管場所とデータ	書類・ファイル・共有フォルダの場所、命名ルール、保存年限	過去資料が見つからず、毎回ゼロから作り直す
⑥ 申し送り事項	進行中の案件、未解決の懸念、過去のトラブルと再発防止策	地雷を踏む。しかも踏むまで存在に気づけない

多くの引継ぎ書は②だけで終わっています。しかし後任者が実際に困るのは①③⑥です。手順は見れば分かりますが、範囲・人間関係・進行中の事情は書き残さないと復元できません。

6ブロックそれぞれに何を書くか

① 担当業務の一覧と範囲

最初に作るのは、手順書ではなく業務の目次です。担当している業務の名前を、粒度を揃えて並べます。

書き方のポイントは3つあります。

業務名は動詞で終える：「請求書」ではなく「請求書を発行する」。作業として何をするのかが伝わります
範囲の境目を書く：「見積書の作成まで。値引きの承認は課長」のように、自分がどこで手を離すかを明記します
やっていないことも書く：「◯◯は他部署の担当」「××は前任者の代から発生していない」も立派な情報です

範囲があいまいなまま引き継ぐと、誰も拾わない業務が生まれます。ここは時間をかける価値があります。

② 業務ごとの手順と期限

各業務について、頻度・期限・手順を書きます。手順は「1手順につき1動作」で番号を振ると、後任者が横に置いて操作できます。

期限は、社内の運用日と、法律や契約で決まっている期限を分けて書くのがコツです。「毎月20日までに提出（社内ルール）」と「法定の期限は月末（遅れると延滞金）」では、繁忙期に融通できる幅がまったく違います。

あわせて「遅れるとどうなるか」を一行添えてください。優先順位の判断材料になります。

③ 関係者・取引先

社内外の関係者を一覧にします。会社名・部署・氏名・連絡先に加えて、次の情報があると価値が跳ね上がります。

これまでの経緯（過去にどんな依頼・トラブル・約束があったか）
連絡のコツ（電話が確実／メールは返信が遅い／窓口は◯◯さんを通す）
相手側の締切（先方の締日、承認が必要な曜日など）

「この会社は請求書を指定のWebサイトにアップしないと支払が翌月回しになる」といった一行が、後任者の1か月を救います。

④ 使用ツールと権限

使っているシステム・ツールを、次の項目で整理します。

ツール名と用途
アカウントの種類（個人アカウント／共有アカウント／部署アカウント）
付与されている権限（閲覧のみ／編集／承認／管理者）
発行・変更の申請先（情報システム部、ベンダーの窓口など）

管理者権限を自分だけが持っているツールは、必ず書き出してください。退職後にアカウントが消えて誰も入れなくなるのは、実際によくある事故です。パスワードそのものは書きません（理由は後述します）。

⑤ 保管場所とデータ

紙とデータの両方について、場所を書きます。

紙：どのキャビネットの何段目か。鍵の管理者は誰か
データ：共有サーバーやクラウドのどのフォルダか。フォルダ構成のルール
ファイル名の命名ルール（後任者が過去分を検索できるかが変わります）
保存年限と廃棄のルール

自分のPCのデスクトップやローカルフォルダにしかないファイルがないか、この機会に必ず確認してください。個人のメール受信箱にしか存在しない添付ファイルも同様です。

⑥ 申し送り事項

引継ぎ書でいちばん価値があるのに、いちばん書き忘れられるブロックです。次の3つを分けて書きます。

進行中の案件：現在の状況、次のアクション、期日、相手の反応
未解決の懸念：まだ問題になっていないが、気になっていること
過去のトラブルと再発防止策：何が起きて、原因は何で、いま何をして防いでいるか

3つ目は書くのに勇気がいりますが、後任者が同じ失敗を繰り返すコストのほうがはるかに大きいです。事実だけを淡々と書いてください。

最初にやるのは「業務の棚卸し」

6ブロックのうち、①の業務一覧がすべての土台になります。ここが漏れると、その業務については手順も関係者も丸ごと抜けます。

思い出そうとしても出てこないのが普通です。次の2つの方法を併用してください。

方法1：時間の単位で思い出す

記憶は「毎日やること」に偏ります。頻度の低い業務ほど忘れるので、意識的に単位を切り替えます。

単位	思い出し方	例
1日	出社から退社までの動きを時系列でたどる	メール確認、日報、在庫チェック
1週間	曜日ごとに決まっている作業を書き出す	週次会議の資料作成、週報の提出
1か月	月初・月中・月末に分けて書き出す	月次報告、請求処理、締め作業
1年	1月から12月まで、月ごとに何があったか思い出す	棚卸、監査対応、年度切替、繁忙期の特別対応
不定期	「◯◯のときだけ発生する」で思い出す	新入社員が入ったとき、クレームが来たとき、システム障害時

とくに1年単位と不定期が抜けやすい部分です。年に1回しか回ってこない業務は、引継ぎ期間中に一度も発生しません。だからこそ書き残す必要があります。

方法2：記録から掘り起こす

記憶に頼らず、証拠から拾う方法です。こちらのほうが確実です。

メールの送信済みフォルダを1年ぶんさかのぼる：自分が誰に何を送ったかが、そのまま業務の記録です。定型的な件名を拾うと、定期業務が浮かび上がります
カレンダーを1年ぶんさかのぼる：定例会議、締切のリマインド、出張、年次イベントが並んでいます
共有フォルダの更新履歴を見る：自分が作ったファイルの種類が業務の輪郭になります
タスク管理ツールやチャットの検索履歴も同様に使えます

この2つを合わせると、業務一覧はかなり網羅的になります。1〜2時間かけてでも、ここは丁寧にやってください。

業務1件あたりの記入フォーマット

業務一覧ができたら、1件ずつ中身を埋めます。毎回書く項目を固定しておくと、書く側は迷わず、読む側は探しやすくなります。

項目	書く内容	記入例（イメージ）
業務名	動詞で終える形にする	月次報告書を作成して部長に提出する
目的	何のためにやるか。誰が何に使うか	部門会議の資料。役員が予算差異の確認に使う
頻度と期限	いつ発生し、いつまでに終えるか。遅れた場合の影響	毎月。第3営業日まで。遅れると会議資料が間に合わない
手順	1手順1動作で番号を振る。使う画面や帳票名も書く	①販売管理システムで前月分を出力 ②所定の様式に貼付 ③課長確認 ④共有フォルダへ格納
関係者	誰から受け取り、誰に渡すか。連絡先	営業事務の◯◯さんから数値を受領。提出先は部長
判断が必要な場面	迷ったときにどう決めているか。判断基準と相談先	差異が◯%を超えたらコメントを付ける。判断に迷ったら課長へ
つまずきやすい点	実際に間違えたこと、注意が必要な箇所	締日をまたぐ取引が二重計上されやすい。出力条件の日付を必ず確認

書く順番に迷ったら、まず全業務を「業務名・目的・頻度と期限・関係者」まで一巡させてください。 手順を1件ずつ完璧に書いていくと、必ず途中で時間切れになります。浅くても全体が見えている引継ぎ書のほうが、一部だけ完璧な引継ぎ書より役に立ちます。

とくに埋めてほしいのは「判断が必要な場面」です。手順は画面を見ればなんとかなりますが、判断基準は前任者の頭の中にしかありません。「いくらから上司の承認が必要か」「どういうときに例外を認めているか」は、当たり前すぎて書き忘れる代表格です。

優先順位のつけ方：3軸で並べ替える

引継ぎに使える時間は、たいてい足りません。全業務を同じ濃さで書こうとせず、先に並べ替えます。判断軸は3つです。

頻度が高い：毎日・毎週発生する業務。後任者がすぐ直面します
止まると困る：支払、納期、法定期限、顧客対応など。遅れが外部に影響するもの
自分しかできない：自分だけが手順や経緯を知っている業務。ほかに知っている人がいない

この3軸で各業務に○を付け、○が多い順に並べます。3つ揃った業務が最優先です。逆に、頻度が低く、止まっても影響が小さく、他の人も知っている業務は、後回しにして構いません。

時間がないときは上位20%だけ書く

引継ぎ期間が数日しかない場合は、割り切ってください。並べ替えた上位2割の業務だけを、記入フォーマットに沿ってしっかり書きます。残りは業務名と関係者だけの一覧にとどめます。

そのうえで、全体に共通する情報を必ず残します。

誰に聞けば分かるか（社内の詳しい人、取引先の窓口、外部の専門家）
どこを見れば分かるか（フォルダ、キャビネット、システム）

手順書が間に合わなくても、この2つさえ残っていれば業務は止まりません。 後任者は自力で調べられます。

引継ぎ書に書いてはいけないこと

引継ぎ書は、あなたが想定していない人の目に触れます。上司、後任者、その次の後任者、場合によっては監査や外部の担当者です。次の情報は書かないでください。

書いてはいけないもの	理由	代わりにどう書くか
パスワード	書類やファイルが流出したときの被害が桁違いになる	IDの種類・保管場所・管理者名までにとどめる
個人の評価や人物評	客観的でない情報が独り歩きし、後任者の先入観になる	事実だけ書く（「返信は2〜3日かかることが多い」など）
根拠のない噂	「あの会社は経営が危ないらしい」は事実確認ができない	確認できる事実のみ（「支払サイトが◯日」など）
機微な個人情報	病歴、家庭事情、給与など。取扱いのルールが別にある	引継ぎ書には書かず、所定の管理方法に従う

パスワードは「IDの種類・保管場所・管理者」までにとどめる

引継ぎ書に書いてよいのは、次の範囲です。

どのシステムに、どんな種類のアカウントがあるか
パスワードがどこで管理されているか（パスワード管理ツール、金庫、情報システム部など）
そのアカウントの管理者・申請窓口は誰か

パスワードそのものは、引継ぎ書とは別の経路で受け渡すか、引継ぎのタイミングで変更する運用にするのが安全です。 退職者のアカウント停止・削除まで含めて、引継ぎ作業のチェック項目に入れてください。

人物評についても補足します。「◯◯さんは気難しい」は書かないほうがいいですが、「◯◯さんは資料を事前に送ると打合せがスムーズ」は有益な情報です。評価ではなく、行動と対処法として書くと考えると線を引きやすくなります。

引継ぎの進め方：説明→同行→単独実施の3段階

引継ぎ書を渡して終わりにすると、たいてい機能しません。書類と並行して、実地の引継ぎを3段階で進めます。

段階	やること	主導するのは	確認すること
第1段階：説明	引継ぎ書を見ながら口頭で説明する	前任者	全体像と担当範囲が伝わったか
第2段階：同行	実際の作業を一緒にやる	前任者が主、後任者が補助	手順どおりに動くか。書き漏れがないか
第3段階：単独実施	後任者がやり、前任者は確認のみ	後任者が主	一人で完了できるか

チェック欄で進捗を管理する

業務一覧の右側に、3段階ぶんのチェック欄を作ってください。

業務名	①説明済	②同行済	③単独実施	備考
月次報告書の作成	✓	✓	✓	完了
年次の棚卸対応	✓	−	−	期間中に発生しないため資料と相談先を確認

全業務が③になった状態が引継ぎ完了です。ただし年1回の業務は、引継ぎ期間中に発生しないため③まで到達できません。その場合は代わりに、「昨年の資料の場所が分かる」「相談できる人が分かる」ことを確認してチェックを入れます。

完了確認書に署名する

最後に、引継ぎが完了したことを双方で確認する紙を1枚作ります。

引継ぎ日、前任者名、後任者名、立会者（上司）名
引き継いだ業務の一覧と、各業務の到達段階
未完了項目と、その後の対応方法（誰にいつまで相談できるか）
双方の署名または押印

形式的に見えますが、効果があります。「言った・聞いていない」を防ぐだけでなく、未完了項目を明文化する場になるからです。退職後に前任者へ連絡してよいのか、いつまでなのかも、ここで決めておくとお互いに気が楽になります。

引継ぎ相手が決まっていない場合でも書く

後任者が決まっていない、あるいは補充されないまま部署で分担する。よくある話です。それでも引継ぎ書は書いてください。理由は3つあります。

業務が誰かに割り振られるとき、判断材料になる。一覧がなければ、公平に分けることもできません
自分が休んだときの保険になる。急病や忌引きは予告なく起きます
1年後の自分のために効く。年1回の業務は、去年の自分がほとんど他人です

相手がいない場合は、手順の細かさより①業務一覧、③関係者、⑤保管場所を優先してください。この3つがあれば、誰かが引き継ぐことになったときに最低限のスタートが切れます。

職種別に追加すべき項目のヒント

6ブロックはどの職種でも共通です。そのうえで、職種ごとに厚くすべき部分が変わります。代表的なものを挙げます。

職種	追加で厚く書く項目
営業	顧客ごとの経緯（過去の提案・失注理由・値引きの経緯）、現在の商談状況と次のアクション、キーパーソンと決裁ルート
総務	契約の更新日と解約通知の期限、行政手続きの届出先と期限、備品・鍵・入退室権限の管理
人事	年間の採用・評価・研修スケジュール、進行中の候補者対応、社内規程の改定履歴
経理	年間スケジュール（決算・年末調整・各種申告）、勘定科目の自社ルールと使い分け、承認の金額基準
情報システム	契約中のライセンスと更新時期、管理者アカウントの棚卸し、障害時の連絡経路
製造・現場	設備ごとの点検周期、異常時の対処、安全上の申し送り

営業なら「顧客ごとの経緯」、総務なら「契約更新日と行政手続き」が最重要です。どちらも、書き残されていないと後任者が気づけない情報だからです。

経理は少し事情が違います。年1回しか発生しない業務が多く、引継ぎ期間中に一度も回ってこないため、他の職種より書き残す量が増えます。決算、年末調整、各種申告、社会保険の年度更新などは、口頭説明だけでは半年後に再現できません。加えて「この支払は何費か」「いくらから承認が必要か」といった判断基準が会社ごとに違います。

経理の引継ぎに取りかかる方は、年間スケジュール別・作業別・勘定科目別の3つの切り口で整理した経理の引継ぎ書テンプレート｜抜け漏れを防ぐ全25項目リストを参照してください。この記事の6ブロックを、経理業務に合わせて具体化した内容になっています。

（関連記事：経理の業務マニュアルの作り方／経理の年間スケジュール完全版）

よくある質問

Q. 引継ぎ書とマニュアルは何が違いますか？ マニュアルは「作業のやり方」を書いたもの、引継ぎ書は「担当を引き渡すために必要な情報すべて」です。引継ぎ書には手順に加えて、担当範囲・関係者・判断基準・申し送り事項が入ります。すでにマニュアルがあるなら、引継ぎ書からは参照先を書くだけで構いません。

Q. どのくらいの分量が適切ですか？ 決まりはありませんが、1業務あたりA4で1枚以内を目安にしてください。それより長くなる業務は、工程を分けて2件に分割します。分量が増えるほど読まれなくなり、更新もされなくなります。全体像が見えることを優先してください。

Q. WordとExcelのどちらで作るべきですか？ 文章で判断基準や経緯を書き残す比重が大きいならWord、一覧と期限を管理したいならExcelが向いています。両方使う方法もあります。業務一覧とチェック欄はExcel、業務ごとの詳細はWord、という分け方が実務では扱いやすいです。会社に指定の様式があれば、それに従ってください。

Q. 引継ぎ期間はどれくらい必要ですか？ 日次・週次・月次の業務だけなら、1〜2か月あれば単独実施まで届くことが多いです。ただし年1回の業務は期間中に発生しないため、体験させることができません。可能であれば、退職・異動後もしばらく相談できる体制を残しておくのが理想です。

Q. 前任者が何も残さずに辞めてしまいました。 まずメールの受信箱・送信済みフォルダと共有フォルダ、カレンダーを1年ぶんさかのぼってください。定期的なやりとりから業務が浮かび上がります。並行して、取引先や他部署に「これまでどうやりとりしていたか」を聞くのが早道です。分かった内容をそのまま引継ぎ書に書き起こせば、次の人に同じ苦労をさせずに済みます。