クリニックの窓口収入と保険請求をExcelで照合管理する方法

2026年7月20日

クリニック・医院の収入管理には、他業種にない特有の難しさがあります。診療報酬は窓口負担金（現金・カード・QR）と保険請求（レセプト。入金は約2か月後）に分かれ、さらに自由診療・物販・文書料が混ざります。「レジの現金は合っているのに、月の収入合計が合わない」――その原因の多くは、この構造を1枚で照合する仕組みがないことです。

この記事では、窓口収入・レセプト請求・入金の三点照合表をExcelで設計する方法と、自由診療の区分管理・税務上の注意点を解説します。

基礎知識：クリニック収入の構造

保険診療の収入は「総診療報酬＝窓口負担金（1〜3割）＋保険請求分（7〜9割）」に分かれます。窓口分は当日回収、保険請求分は翌月10日までにレセプト請求し、約2か月後に社保（支払基金）・国保（国保連合）から入金されます。しかも請求額どおり入金されるとは限らず、査定減点・返戻（差し戻し）で目減りします。つまり照合すべきは次の3点です。

①日々の窓口収入：レセコンの日計表＝レジ現金＋カード・QR売上
②月次の請求額:レセコンの請求集計＝窓口分＋保険請求分の総額
③2か月後の入金額：請求額−査定・返戻＝実際の振込額

Excelで三点照合表を作る手順

ステップ1：日次の窓口照合シート

窓口差異 =レセコン日計の窓口負担金合計-(レジ現金実査+カード売上+QR売上)
判定 =IF(ABS(窓口差異)<=100,"OK","要調査")

「日付／レセコン窓口計／現金／カード／QR／差異／差異理由（未収・釣銭誤り等）」の列で毎日記録します。患者未収金（保険証忘れ・持ち合わせ不足）は必ず個別台帳に転記し、回収まで追跡します。現金実査の基本は現金出納帳（関連記事：No.26 現金出納帳の作り方）と同じです。

ステップ2：月次の請求・入金照合シート

月別に「レセプト請求額（社保・国保別）／2か月後の入金額／査定減点額／返戻額／再請求の状況」を並べます。

入金差異 =請求額-入金額-査定減点-返戻額
査定率 =査定減点額/請求額

返戻レセプトは再請求しないとそのまま収入が消えます。「返戻→再請求→入金確認」のステータス列を設け、放置ゼロを仕組みで担保するのがこの表の最重要機能です。査定率が高い月は算定内容をレセコン業者・医師会等に相談する目安になります。

ステップ3：自由診療・物販の区分管理

予防接種・健診・美容系・診断書などの自由診療と物販は、「日付／内容（プルダウン）／金額／消費税区分」で保険診療と分けて記録します。保険診療は消費税非課税、自由診療・物販には課税のものが多いため、この区分が消費税申告の基礎データになります。また、医療法人でない個人クリニックでは、社会保険診療報酬の所得計算の特例（概算経費率。5,000万円以下等の要件）の適用判定にも保険・自費の区分集計が必須です。

ステップ4：資金繰りへの接続

保険請求分の入金は約2か月後のため、開業直後や患者数が急増した月は「利益は出ているのに現金が足りない」状態になりがちです。照合表の請求データから「今月入金される2か月前の請求分」を資金繰り表（関連記事：No.16 資金繰り表の作り方）へ自動転記する列を作っておくと、診療報酬の入金予定が月初に確定し、支払・納税のやりくりが立てやすくなります。

実務の注意点・つまずきポイント

収入計上のタイミング：保険請求分は入金時ではなく診療月の収入（未収計上）が原則です。期末の2か月分の未収金計上を忘れると所得がズレます
窓口未収の貸倒れ処理：少額でも督促記録を残してから処理します。未収台帳の整備が前提です
労災・自賠責・公費は別サイクル：入金時期・請求先が異なるため、照合表に別列を設けます
カード・QR手数料の処理：入金は手数料控除後でも、収入は総額で計上し手数料を経費処理します。相殺したままだと収入が過少になります
院内の現金管理体制：受付スタッフ任せの現金管理は事故の元です。日次照合表への記録と第三者チェック（関連記事：No.129 経理不正防止チェックリスト）をセットにします

クリニック収入管理テンプレートのご案内

本記事の設計（日次窓口照合→月次請求・入金照合→返戻追跡→自費区分集計）を組み込んだ「クリニック収入管理Excel」を用意しています。レセコンの日計表を転記するだけで三点照合が完成し、未収・返戻の放置をゼロにできます。税理士事務所では医科顧問先の月次監査ツールとしてもお使いいただけます（関連記事：No.32 月次監査チェックリスト）。