毎年7月の風物詩、算定基礎届。「4・5・6月の報酬を平均するだけ」のはずが、支払基礎日数の判定、通勤手当や残業代の取込み、月額変更届（月変）との交通整理——と、実際にやってみると細かい判断の連続です。従業員数十人分を手作業で集計していると、それだけで数日が溶けていきます。
この記事では、算定基礎届のルールを整理し、給与データから4〜6月の報酬集計・支払基礎日数の判定・平均額の算出までをExcelで自動化する方法を解説します。
算定基礎届の基本
制度の概要
算定基礎届（定時決定）は、4・5・6月に支払われた報酬の平均から標準報酬月額を決め直す手続きです。7月1日時点の被保険者が対象で、決定された標準報酬月額はその年の9月から翌年8月までの社会保険料の基礎になります。提出期限は例年7月1日〜10日です。
支払基礎日数のルール
| 働き方 | 平均に含める月 |
|---|---|
| 一般の被保険者 | 支払基礎日数17日以上の月のみで平均 |
| 短時間就労者（パート） | 17日以上の月がなければ15日以上の月で平均 |
| 短時間労働者（特定適用事業所等） | 11日以上の月で平均 |
月給者の支払基礎日数は暦日数（欠勤控除がある場合は所定日数−欠勤日数）、日給・時給者は出勤日数で数えます。3か月とも基準未満の場合は従前の標準報酬月額で決定されます。
報酬に含めるもの・含めないもの
- 含める：基本給、残業代、通勤手当（現物支給の定期券も）、住宅手当、役付手当など労働の対償として経常的に受けるもの
- 含めない：年3回以下の賞与（賞与支払届の対象）、結婚祝金などの恩恵的給付、出張旅費などの実費弁償
Excel集計シートの作り方
ステップ1：給与データの取込み構造
給与ソフトから4〜6月支給分の明細データ（氏名・支給月・支給項目・金額・出勤日数）をCSVで書き出し、貼り付け用シートに取り込みます。集計シート側は1行1人で、SUMIFSで月別報酬を引き当てます。
4月報酬：=SUMIFS(明細!金額,明細!氏名,A2,明細!支給月,4,明細!算入区分,"含める")
支払基礎日数の判定：=IF(日数4月>=17,"○","×") ※短時間は基準をVLOOKUPで切替支給項目マスタに「算入する/しない」の区分を持たせておけば、通勤手当の取込み漏れや賞与の誤算入を構造的に防げます。（関連記事：No.40 SUMIFSによる集計の自動化）
ステップ2：対象月だけで平均する
平均報酬月額：
=IFERROR(AVERAGEIFS(報酬範囲,日数判定範囲,"○"),"従前額で決定")
（1円未満切捨て：=ROUNDDOWN(平均額,0)）AVERAGEIFSで「日数判定が○の月だけ」を平均する形にすれば、17日未満の月の除外が自動化されます。算出した平均額を標準報酬月額の等級表（マスタシート）にVLOOKUPの近似一致で当てれば、新しい等級まで自動表示できます。
ステップ3：月変該当者の交通整理
7月に随時改定（月変）に該当する人は算定の対象外、8月・9月月変の予定者は算定と並行して管理が必要です。集計シートに「固定的賃金の変動月」列を設け、4〜6月に昇給・降給があった人を自動でフラグし、2等級以上の差が見込まれる人を月変検討リストに振り分けます。
数値例：欠勤があるパート従業員の算定
| 月 | 出勤日数 | 報酬 | 判定（15日基準） |
|---|---|---|---|
| 4月 | 16日 | 128,000円 | ○ |
| 5月 | 13日 | 104,000円 | ×（除外） |
| 6月 | 18日 | 144,000円 | ○ |
平均は（128,000＋144,000）÷2＝136,000円。5月を含めて3か月で平均すると125,333円となり等級が変わる可能性があります。除外判定の誤りは保険料の過不足に直結するため、日数判定の自動化は正確性の面でも効果が大きいのです。
実務の注意点・つまずきポイント
- 「支払った月」ベースで集計する：3月分を4月に支払う（翌月払い）会社なら、4〜6月に「支払われた」報酬＝3〜5月分です。締め・支払サイクルの確認が集計の大前提です。
- 4月入社の中途入社者に注意：給与計算期間の途中で入社し1か月分に満たない給与が支払われた月は、平均から除外します。入社月フラグをシートに持たせましょう。
- 通勤手当の数か月分一括支給は月割りにする：3か月定期・6か月定期は該当月数で按分して各月の報酬に算入します。
- 産休・育休中の人も届出は必要：報酬ゼロでも対象者であれば従前額で決定されます。対象者リストは7月1日時点の被保険者全員から作り始めてください。
- 基準・様式は毎年の手引きで確認：支払基礎日数の取扱いや電子申請の仕様は更新されることがあります。毎年6月に日本年金機構の最新の手引きを確認する工程をシートのチェックリストに入れておきましょう。賞与時の社会保険は別記事を参照してください。（関連記事：No.27 賞与の社会保険・源泉計算）
よくある質問
Q. 役員も算定基礎届の対象ですか？
対象です。役員報酬は固定的なことが多く実務上は淡々と進みますが、期中に役員報酬を改定した場合は月変の検討が必要になります。（関連記事：No.9 役員報酬シミュレーション）
Q. 残業が多かった年は保険料が上がってしまいますか？
4〜6月の残業代は平均に含まれるため、その期間だけ残業が突出すると標準報酬月額は上がります。年間平均との差が大きい場合に使える「保険者算定」の仕組み（年間報酬の平均による申立て）があるので、該当しそうな従業員は要件を確認してください。
算定基礎集計シートのご案内
給与明細CSVの貼り付けから、算入区分の自動仕分け・支払基礎日数の判定・対象月平均・等級表引き当て・月変該当者のフラグまで一気通貫で行う算定基礎届集計Excelシートをご用意しています。毎年7月の作業が「貼り付けて確認するだけ」になります。
まとめ
- 算定基礎届は4〜6月に支払われた報酬の平均で標準報酬月額を決め、9月から適用される
- 支払基礎日数17日（パート15日・短時間労働者11日）以上の月だけで平均する
- SUMIFS+AVERAGEIFSで算入区分と日数判定込みの平均計算を自動化できる
- 翌月払いの会社は「支払月ベース」の集計に注意。月変該当者の交通整理も忘れずに
- 取扱い・様式は毎年更新され得るため、6月に最新の手引きを確認する工程を組み込む
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