適格請求書の記載要件チェックリスト【自社発行・受領時の確認用Excel】

「この請求書、インボイスの要件を満たしているのか」——受け取った請求書の確認も、自社が発行する請求書の点検も、判断の拠り所は6つの記載要件です。1つでも欠けると原則として仕入税額控除が受けられないため、経理の受領チェックと発行前チェックの両方に確認フローが必要です。

この記事では、適格請求書（インボイス）の記載要件6項目を整理し、自社発行用・受領用の両方に使えるExcelチェックリストの作り方と、不備を見つけたときの対応を解説します。

適格請求書の記載要件6項目

No.	記載要件	不備の典型例
①	発行事業者の氏名または名称および登録番号	登録番号の記載漏れ・誤記
②	取引年月日	「〇月分」のみで具体的な期間の記載がない
③	取引内容（軽減税率対象品目である旨）	軽減税率の「※」マーク漏れ
④	税率ごとに区分した対価の額の合計と適用税率	10%・8%の区分なしの合計額のみ
⑤	税率ごとに区分した消費税額等	消費税額の記載なし、税率ごとの区分なし
⑥	受領者（交付を受ける事業者）の氏名または名称	宛名なし（簡易インボイス可の業種を除く）

小売業・飲食店業・タクシー業など不特定多数と取引する事業者は、⑥を省略でき、④⑤も簡略化された適格簡易請求書（簡易インボイス）を交付できます。レシートがこれに当たります。

端数処理は「税率ごとに1回」

消費税額の端数処理は1つのインボイスにつき税率ごとに1回が原則です。明細行ごとに端数処理して積み上げる方式は認められていません。自社の請求書システム・Excel請求書がこのルールに沿っているかは、発行側チェックの最重要項目です。（関連記事：No.75 請求書テンプレートの作り方）

Excelチェックリストの作り方

ステップ1：受領時チェック用シート

1行1請求書で、6要件を○×で記録する構成にします。

• A：受領日　B：取引先　C：請求書番号・金額
• D〜I：要件①〜⑥の充足（○/×/対象外のプルダウン）
• J：判定（自動）　K：不備時の対応状況（再交付依頼中/受領済/経過措置処理）

J2（判定）：
=IF(COUNTIF(D2:I2,"×")=0,"OK（控除可）","不備あり→K列の対応へ")
K列の対応期限アラート：
=IF(AND(J2<>"OK（控除可）",K2="再交付依頼中",TODAY()-A2>30),"1か月超過","")

全件チェックは現実的でないため、「新規取引先の初回」「金額基準（例：10万円以上）」「システム変更後の最初の月」など、リスクベースでチェック対象を絞る運用ルールをシート内に明記しておきましょう。

ステップ2：自社発行の点検用シート

発行側は請求書のフォーマット自体を点検します。①登録番号が正しいか（公表サイトで自社番号を確認）、④⑤が税率ごとに区分されているか、端数処理が税率ごと1回になっているか、③軽減税率対象を扱う場合の表記があるか——を四半期に1回など定期点検する形にします。値引き・返品時の適格返還請求書（返還インボイス）のフォーマットも忘れずに点検対象へ含めてください。

ステップ3：不備発見時の対応フロー

• 原則：発行者に修正インボイスの再交付を依頼する。受領側が勝手に追記・修正することはできません
• 買手側が作成する仕入明細書方式（相手の確認を受ける）で対応できる取引形態もあります
• 再交付が受けられない場合は、免税事業者等からの仕入と同様に経過措置の区分で処理し、記録を残す

数値例：不備の見逃しコスト

税込55万円の請求書（税率10%）で⑤消費税額の記載がないまま全額控除した場合、本来の控除額5万円が否認されると、追徴は5万円＋過少申告加算税等です。1件は小さくても、同じフォーマットの請求書は毎月届くため、1年放置すれば60万円規模になります。「初回受領時にフォーマットを見る」だけでこのリスクは消せます。

実務の注意点・つまずきポイント

• 1枚で完結しなくてもよい：納品書+請求書など複数書類の組合せで6要件を満たせば適格請求書として扱えます。チェックリストにも「関連書類」欄を設けると実態に合います。
• 登録番号の実在確認は別途必要：記載があっても有効な番号とは限りません。番号確認の運用は別記事を参照してください。（関連記事：No.67 インボイス登録番号の一括チェック）
• 少額特例の適用可否を確認：一定規模以下の事業者には税込1万円未満の課税仕入れでインボイス保存不要の少額特例があります（適用期限あり）。自社が対象なら少額取引のチェックは不要になり、運用が大きく軽くなります。最新の適用要件・期限を確認してください。
• 電子で受け取ったインボイスは電帳法の保存要件とセット：PDF請求書は電子取引データとして検索可能な状態での保存も必要です。（関連記事：No.66 電子帳簿保存法の索引簿）
• 制度の細部は改正・通達更新が続いている：記載要件の運用（値引きの取扱い、自販機特例など）はQ&Aの更新が続いています。判断に迷うケースは最新の国税庁Q&Aで確認してください。

よくある質問

Q. 手書きの領収書でもインボイスになりますか？

なります。様式に定めはなく、手書きでも6要件（簡易インボイスなら簡略化された要件）を満たせば有効です。逆に立派な印刷でも要件が欠ければインボイスではありません。

Q. 従業員が立て替えた経費のレシートはどう確認しますか？

簡易インボイス（レシート）で要件を満たすものがほとんどですが、宛名が必要な通常のインボイスしか出ない店もあります。経費精算のフローに「登録番号の有無」のチェック欄を設けるのが現実的です。（関連記事：No.24 経費精算書テンプレートの作り方）

記載要件チェックリストのご案内

受領時チェック・自社発行点検・不備対応の進捗管理を1冊にまとめた適格請求書チェックリストのExcelテンプレートをご用意しています。リスクベースの運用ルールのひな形付きで、導入したその日から回せる設計です。

まとめ

• 適格請求書の記載要件は6項目。1つでも欠けると原則として仕入税額控除が受けられない
• 端数処理は税率ごとに1回。自社発行フォーマットの点検が最優先
• 不備は受領側で追記できず、発行者への再交付依頼が原則
• チェックは全件でなくリスクベースで絞り、Excelで判定と対応状況を記録する
• 少額特例や運用Q&Aは更新が続くため、判断に迷ったら最新情報を確認する