経費精算書テンプレート 無料・登録不要｜インボイス経過措置70%を利用日で自動判定するExcel【記入例つき】

経費精算書は、どの会社にもあるのに「ちゃんと設計されていることが少ない」書類の代表です。従業員は区分の書き方に迷い、経理は受け取ってから消費税の判定をやり直し、承認がいつ済んだのかは紙かメールを探さないと分かりません。

しかも2026年10月1日から、インボイスのない経費の控除割合が80%から70%に下がりました。同じタクシー会社の領収書でも、9月30日の乗車は80%、10月1日の乗車は70%です。「インボイスなし＝80%」と固定で組んだ精算書は、もう正しい数字を出しません。

この記事では、経過措置の割合を利用日から自動で当てる経費精算書の作り方を、列の設計・数式・税務の注意点の順に解説します。この設計を組み込んだ経費申請書（Excel）を無料・登録不要でダウンロードできます。

経費精算書テンプレートの内容と使い方

• ファイル形式：Excel（.xlsx）／1人1か月で1ファイル／A4縦で印刷
• シート構成：経費申請書／記入例／使い方／参照の4枚
• 明細：40行（1枚の領収書に10%と8%が混ざるときは行を分けて同じ領収書Noを付ける）
• 自動計算：合計、インボイス区分別の小計、消費税と控除できる額の目安、仮払金との差引支給額
• 経過措置：区分が「インボイスなし」の行に、利用日から80%・70%・50%・30%を自動で表示
• 交通系IC：利用履歴100行を貼り付け、私用の行を除いて精算額に加算
• 承認欄：申請日・承認者・承認日・差戻し日と理由・再申請日

A4で1枚に収めたい方、交通系ICや承認の日付の記録が要らない方には簡易版もあります。明細20行で、インボイスのない経費の経過措置の割合は利用日から自動で表示します（記入例シートつき・マクロなし）。

マクロ（VBA）は使用していません。Excel 2016以降で動く関数だけで作っています。社内利用・顧問先への配布ともに自由にお使いいただけます（再配布・再販売のみご遠慮ください）。

よくある経費精算書の3つの落とし穴

ネットで配られている経費精算書の多くは「日付・内容・金額・合計」の空欄の表です。インボイス制度が始まってからは、それだけでは経理の作業が減らなくなりました。特に次の3つは、作り方を知っていないと気づけません。

1. 控除割合を固定値で持っている

「インボイスなし」の列に80%を掛ける数式を書いていると、2026年10月以後の領収書まで80%で計算されます。割合は精算した日ではなく、課税仕入れを行った日（利用日）で決まります。9月の領収書を10月に精算しても80%のままで、逆に10月の利用分は70%です。割合は表で持ち、利用日から引くのが正解です。

2. 1万円・3万円を「行」で判定している

税込1万円未満の少額特例や、3万円未満の公共交通機関特例は、1回の取引（領収書1枚）の合計で判定します。軽減税率の品物が混ざった領収書を2行に分けると、1行ごとには1万円未満に見えてしまいます。行で判定する数式は、ここで誤ります。

3. 承認の記録が残らない

押印欄だけの精算書では、差し戻してから再提出されたものを、いつ承認し直したのかが残りません。差戻し前の承認がそのまま有効に見えてしまうのが、紙の精算書でいちばん起きやすい事故です。

経費精算書の列設計

1行に1枚のレシート（税率が混ざるときは税率ごとに1行）を基本に、次の順で並べます。左から順に埋めていけば申請が終わるようにするのがコツです。

列	入力方法	設計のポイント
利用日	日付のみ	経過措置の割合を決める日。精算日ではない
支払先	手入力	店名。飲食は所在地も（交際費の記載事項）
内容	手入力	「何のために」まで書く。会食なら相手の会社名
科目	ドロップダウン	10〜15科目に絞る。自社の科目に書き換えられる
税率	ドロップダウン	標準10%／軽減8%／対象外
税込金額	数値のみ	マイナスや文字は入力規則で弾く
領収書No	任意	1枚の領収書を2行に分けたときだけ同じ番号を付ける
インボイス区分	ドロップダウン	分からなければ空欄でよい（経理が確認）
登録番号	任意	T＋13桁かどうかだけ形式を確認する
人数・参加者	飲食のみ	1人当たり額の判定と記載事項に使う

インボイス区分を「空欄でもよい」にしているのは、従業員に判断を迫ると、迷って「適格」を選びがちだからです。空欄は「未確認」として集計から分けておき、経理が確認して確定させます。分からないものを分からないと書ける様式のほうが、結果的に正確になります。

インボイス区分の選び方と、経過措置の割合

インボイス区分	当てはまるもの	控除の扱い
適格	登録番号のある領収書・レシート	全額
インボイスなし	登録番号のない店、記載が足りない領収書	経過措置の割合（利用日で決まる）
帳簿のみ（交通）	電車・バス等の運賃で1回3万円未満	全額（帳簿に特例の旨を書く）
帳簿のみ（出張旅費等）	従業員に支給する出張旅費・宿泊費・日当で通常必要な部分	全額（帳簿に特例の旨を書く）
少額特例	1回の取引が税込1万円未満（対象事業者のみ）	全額
対象外	切手・収入印紙・慶弔金など	消費税がかからない

経過措置の割合は「利用日」で決まる

免税事業者など登録のない相手からの仕入れは、一定の割合だけ仕入税額控除ができます。令和8年度の税制改正で割合と期間が見直され、次のようになりました（国税庁「令和8年度税制改正特集」）。

課税仕入れの日	控除できる割合
2023年10月1日〜2026年9月30日	80%
2026年10月1日〜2028年9月30日	70%
2028年10月1日〜2030年9月30日	50%
2030年10月1日〜2031年9月30日	30%
2031年10月1日以後	控除できない

Excelでは、この表を別シートに置き、利用日で引きます。表の開始日を昇順に並べて、近似一致のMATCHを使うのがポイントです。

控除割合 =IF(区分="インボイスなし",INDEX(割合列,MATCH(利用日,開始日列,1)),1)
消費税（目安）=ROUNDDOWN(ROUND(税込金額*税率/(1+税率),4),0)
控除できる額  =ROUNDDOWN(ROUND(消費税*控除割合,4),0)

ROUND(…,4)を挟んでいるのは、Excelの小数の誤差で1円ずれるのを防ぐためです。割合が改正されたら、表の数字を書き換えるだけで全ての行に反映されます。なお、ここで出す消費税額はあくまで目安です。申告の税額は会計ソフトの計算によります。

1万円・3万円は「領収書1枚」で判定する

領収書Noの列を作り、同じ番号の行を合算してから判定します。番号が空欄の行は、その行だけで1枚とみなします。

領収書単位の合計 =IF(領収書No="",税込金額,SUMIFS(税込金額列,領収書No列,領収書No))
少額特例のチェック =IF(AND(区分="少額特例",領収書単位の合計>=10000),"▲1回1万円未満のみ","")

公共交通機関特例も同じで、4人分の切符をまとめて買えば合計で判定します。1乗車ごとではない点に注意してください。

従業員が立て替えた経費とインボイス

従業員の個人名が宛名に入った領収書は、そのままでは会社の仕入税額控除の書類として足りないことがあります。会社の経費であることを示す立替金精算書などを併せて保存するのが基本です。経費精算書をその役割で保存できるかは、記載内容と社内の運用によるため、顧問税理士に確認してください（国税庁「インボイス制度に関するQ&A」）。

会議費・交際費は「人数」と「相手先」を必ず書かせる

社外の人との飲食費は、2024年4月1日以後の支出から1人当たり1万円以下なら交際費から除けます。ただし、次の事項を書いた書類の保存が条件です。

• 飲食の年月日
• 参加した得意先などの氏名または名称と、その関係
• 参加者の人数
• 飲食費の額と、飲食店の名称・所在地

1人当たりの額は、会社が採用している経理方式（税込・税抜）に合わせて計算します。社内の人だけの飲食は対象外です。精算書に人数と参加者の欄を置き、飲食系の科目で人数が空なら警告を出すようにしておくと、記載漏れがほぼなくなります（No.53 交際費の1万円基準の管理）。

交通系ICは「履歴を貼って、用途を選ぶ」

交通系ICの精算で時間がかかるのは、利用履歴を1行ずつ書き写す作業です。履歴をそのまま貼り付けられる欄を作り、次のルールで自動判定させると、申請者は私用の行に「私用」と選ぶだけになります。

• 差額がマイナスの行を運賃として扱う（プラスはチャージなので除外）
• 種別が「物販」の行は除外する（コンビニ等の買い物はレシートで別に精算する）
• 用途が空欄の行は「未判定」として経理が確認する

運賃は公共交通機関特例（1回3万円未満）の対象になるので、帳簿に特例の旨を書けば領収書は要りません。日付ごとの内訳は、貼り付けた履歴がそのまま控えになります。

承認と差戻しは「日付」で残す

承認欄には、押印の枠よりも次の5つの日付を置きます。

欄	入れる人	意味
申請日	申請者	最初に提出した日
差戻し日・理由	承認者	差し戻した日と、直してほしいこと
再申請日	申請者	直して出し直した日
承認日	承認者	再承認のときは新しい日付で上書きする

このルールにしておけば、差戻し前の古い承認日が残っていても「承認済」と誤認しません。日付の新旧だけで状態が決まるので、Excelの数式で自動判定できます。

従業員が5人を超えたら「集めて管理する」仕組みが要る

申請書を1人1枚で回すと、経理には毎月、人数分のファイルが届きます。誰の申請がまだか、どれが差し戻し中か、支払は済んだか——を追いかけるだけで、月末の半日が消えていきます。

そこで、この無料の経費申請書をそのまま取り込める「経費精算管理ブック」を用意しました。申請書の右端（印刷されない範囲）に、管理ブックと同じ列順の「貼付用」範囲が入っているので、値のみ貼り付けするだけで取り込めます。管理ブックはマクロなし版とマクロあり版の2種類があり、マクロあり版なら申請書のファイルを選ぶだけで一括で取り込めます。

	経費申請書（無料）	経費精算管理ブック（有料）
管理する単位	1人の1か月分	30名×12か月分
承認状況	申請書ごとに記入	未申請〜支払済の7状態を一覧で表示
インボイス区分	空欄は「未確認」として表示	未確認を申請者×月ごとに一括で確定
仮払金	1件の差引	支給記録と精算月ごとの差引
出力	申請書の印刷	精算書・仕訳一覧（転記用）・月別の消費税集計
確定後の変更	―	確定時の控えとの差を検知

なお、どちらも権限の管理（誰がどの欄を触れるか）はできません。全員で1つのファイルを共有すると、他人の経費も見えてしまいます。標準の運用は「申請書を配り、経理だけが管理ブックを使う」形です。

よくある質問

9月の領収書を10月に精算すると、割合はどちらですか？

利用日（課税仕入れの日）で決まるので80%です。精算した日や、帳簿に載せた日ではありません。

簡易課税や2割特例の会社でも、インボイス区分は書く必要がありますか？

簡易課税や2割特例では、仕入税額を実額で計算しないため、控除割合は税額に影響しません。将来本則課税に戻る可能性や、帳簿の書き方の統一を考えて残しておく会社もあります。顧問税理士と相談して決めてください。

領収書の画像もこのExcelで保存できますか？

できません。電子帳簿保存法のスキャナ保存や電子取引データの保存の要件は、このExcelでは満たしません。領収書は別に保存し、Excelには領収書No（綴りの番号やファイル名）を書いて突き合わせてください（No.66 電子帳簿保存法の索引簿）。

交通費だけ、立替経費だけの様式はありますか？

用途を絞った無料の様式もあります。交通費だけなら交通費精算書テンプレート、出張の精算なら旅費精算書テンプレート、税率別の集計だけでよければ立替経費精算書テンプレートをどうぞ。

まとめ

• 2026年10月1日から、インボイスのない経費の控除割合は70%。割合は利用日で決まる
• 割合は表で持ち、利用日からINDEX＋MATCHで引く。固定値で書かない
• 1万円・3万円は領収書1枚の合計で判定する。領収書Noの列で合算する
• 分からない区分は空欄（未確認）にさせ、経理が確定する
• 承認は日付の新旧で判定し、差戻し前の古い承認日を有効にしない

※記事内の税制は2026年10月時点の内容です。個別の取扱いは顧問税理士にご確認ください。

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