交際費の1万円基準（飲食費）を判定・管理するExcel台帳の作り方

「この飲食代、交際費と会議費のどちらで処理すればいいのか」——経理の現場で毎月のように発生する判断です。飲食費の損金算入基準が1人あたり5,000円以下から1万円以下に引き上げられて以降、判定ラインは緩和された一方、「参加人数や氏名の記録がないため基準を使えない」という残念なケースが増えています。

この記事では、交際費の1万円基準（飲食費）の要件を整理し、判定に必要な記録項目を漏れなく管理できるExcel台帳の作り方を数式付きで解説します。

交際費の1万円基準の基本

1万円基準とは

取引先など社外の者との飲食費のうち、1人あたり1万円以下のものは、一定の事項を記載した書類を保存していれば交際費等から除外できます（つまり全額損金算入が可能）。令和6年度税制改正で従来の5,000円基準から引き上げられ、令和6年4月1日以後に支出する飲食費から適用されています。改正情報は今後も変わる可能性があるため、判定基準額は国税庁サイトで最新を確認してください。

基準適用に必要な記載事項

1万円基準を使うには、次の事項を記載した書類の保存が必要です。逆に言えば、この記録がなければ金額が1万円以下でも交際費等に含めざるを得ません。

• 飲食のあった年月日
• 参加した得意先等の氏名・名称と、その関係
• 参加者の数
• 費用の金額、飲食店の名称・所在地
• その他飲食費であることを明らかにするために必要な事項

1人あたり金額の計算と社内飲食費の除外

判定は「支払額 ÷ 参加者数」で行います。注意すべきは、この基準が使えるのは社外の者が参加する飲食費だけという点です。役員・従業員だけの社内飲食費は対象外（社内交際費）で、金額にかかわらず交際費等になります（福利厚生費等に該当する場合を除く）。

Excel判定台帳の作り方

ステップ1：列構成を決める

必要記載事項をそのまま列にするのが基本です。次の10列をおすすめします。

• A：日付　B：店名　C：店舗所在地　D：支払額（税込）
• E：参加者数（社外）　F：参加者数（社内）　G：参加者氏名・会社名・関係
• H：社外参加の有無（自動判定）　I：1人あたり金額（自動計算）　J：判定結果（自動）

ステップ2：1人あたり金額と判定式を入れる

H2（社外参加の有無）：=IF(E2>0,"社外あり","社内のみ")
I2（1人あたり金額）：=IF(E2+F2=0,"",ROUNDUP(D2/(E2+F2),0))
J2（判定）：=IFS(H2="社内のみ","交際費（社内飲食費）",
I2<=10000,"交際費から除外可（要記録保存）",
TRUE,"交際費（1万円超）")

1人あたり金額の端数は切り上げで計算しておくと保守的な判定になります。判定基準額（10000）は直接数式に書かず、設定シートのセル参照にしておくと、将来の改正時に1か所の変更で全行に反映できます。

ステップ3：記録漏れをあぶり出す

「金額は1万円以下なのに参加者情報が空欄」という行は、基準を使えないもったいないケースです。条件付き書式で警告しましょう。

条件付き書式（G列が空欄かつI列が10000以下の行を赤く）：
=AND($G2="",$I2<=10000,$I2<>"")

ステップ4：決算用の集計欄を作る

期末にはSUMIFで判定区分ごとの合計を出し、申告書の別表加算額の基礎資料にします。

交際費から除外できる飲食費合計：
=SUMIF(J:J,"交際費から除外可（要記録保存）",D:D)
交際費等の合計：
=SUMIF(J:J,"交際費（1万円超）",D:D)+SUMIF(J:J,"交際費（社内飲食費）",D:D)

中小法人は「年800万円までの定額控除」と「接待飲食費の50%損金算入」の選択制です。台帳の集計値がそのまま選択判定の材料になります。

数値例：判定が分かれる3つのケース

ケース	支払額	参加者	1人あたり	判定
取引先2名＋自社2名で会食	38,000円	4名	9,500円	交際費から除外可（記録保存が条件）
同じ会食で自社1名が欠席	38,000円	3名	12,667円	全額交際費等
役員と部長のみの打合せ会食	18,000円	2名	9,000円	社内飲食費のため基準対象外→交際費等

ケース1と2は同じ店・同じ金額でも、参加者が1名違うだけで38,000円全額の取扱いが変わります。当日の参加者変更を精算時に正確に反映することが、この基準の運用ではきわめて重要です。またケース3のように、金額が1万円以下でも社外参加者がいなければ基準は使えません。Excel台帳のH列（社外参加の有無）を判定の最初に置いているのはこのためです。

実務の注意点・つまずきポイント

• 会議費との区分は「基準除外」とは別問題：社内会議の弁当代など、そもそも会議費に該当するものは1万円基準の判定以前に交際費ではありません。判定列とは別に「科目」列を設けて区分しましょう。
• 1次会・2次会は原則別判定：別の店舗で行われた飲食は原則それぞれで1人あたり金額を判定します。同一店舗で連続する場合は合算の可能性があるため個別に検討します。
• 参加者数の水増しは税務調査で否認リスク：領収書の人数と実態の不一致は調査で指摘されやすいポイントです。氏名・会社名まで記録する運用を徹底しましょう。
• インボイスの保存も忘れずに：仕入税額控除には適格請求書の保存が別途必要です。台帳に「インボイス有無」列を追加するのも有効です。
• 経費精算フローと一体化する：申請時点で参加者情報を入力させる精算書にしておけば、期末の記録漏れがなくなります。（関連記事：No.24 経費精算書テンプレートの作り方）

交際費管理台帳テンプレートのご案内

今回ご紹介した判定台帳に、科目区分のプルダウン・記録漏れアラート・月次集計と決算用の別表基礎資料への集計までを組み込んだExcelテンプレートをご用意しています。基準額はマスタ化してあり、将来の改正にもセルひとつの変更で対応できます。

まとめ

• 社外の者との飲食費で1人あたり1万円以下なら、記録保存を条件に交際費から除外できる
• 日付・参加者氏名と関係・人数・金額・店名の記録がなければ基準は使えない
• Excel台帳ならIFS関数で判定を自動化し、条件付き書式で記録漏れを警告できる
• 社内のみの飲食は金額にかかわらず1万円基準の対象外
• 基準額や適用要件は改正があり得るため、申告時に国税庁サイトで最新情報を確認する