賃貸物件の物件別収支・入居管理をExcelで行う方法【大家業の帳簿】

2026年7月20日

大家業の管理は「家賃が入ったかどうか」だけでは済みません。部屋ごとの入退去、敷金の預かりと返還、更新時期、修繕の履歴、そして物件ごとの利回り――これらがバラバラのメモや通帳の記憶で管理されていると、滞納の発見が遅れ、敷金返還でトラブルになり、確定申告のたびに資料探しから始まることになります。

この記事では、部屋別の家賃・入居者管理から修繕履歴、物件別利回りの自動計算までを1つのファイルで回す賃貸管理台帳をExcelで作る手順を解説します。管理会社に任せている大家さんも、送られてくる報告書を検証する「自分の台帳」を持つことで経営の解像度が変わります。

賃貸管理台帳に必要な4つの機能

大家業の帳簿は、確定申告用の収支記録（金額の世界）と、入居管理（契約の世界）の2層構造になっています。台帳に持たせるべき機能は次の4つです。

レントロール（部屋別台帳）：どの部屋に誰が・いくらで・いつから入居しているかの一覧
入金管理：月ごとの家賃入金チェックと滞納の早期発見
修繕履歴：いつ・どの部屋に・いくらかけたかの記録（修繕費と資本的支出の区分の基礎資料）
物件別収支・利回り：物件単位の実質利回りの把握と、売却・追加投資の判断材料

このうちレントロールは、金融機関に融資を相談する際にほぼ必ず求められる資料です。日頃から台帳として整備しておけば、融資の場面でそのまま提出資料になります。

Excelで賃貸管理台帳を作る手順

ステップ1：レントロール（部屋別台帳）を作る

物件コード／部屋番号／入居者名／契約家賃／共益費／敷金／礼金／入居日／契約更新日／状態（入居中・空室・退去予定）の10列で、全部屋を1行ずつ一覧化します。空室の部屋も行として残すのがポイントで、満室想定家賃と実際の家賃収入の差（空室ロス）が常に計算できる形になります。

入居率 ＝ COUNTIF(状態範囲,"入居中")/COUNTA(部屋番号範囲)
更新アラート ＝ IF(契約更新日-TODAY()<=90,"更新3か月前","")

更新日の90日前に自動でアラートを出しておくと、更新通知や条件見直しの検討が漏れません。

ステップ2：月別の入金チェック表を作る

縦に部屋、横に1月〜12月を並べ、入金があったら金額を入力するマトリクスを作ります。契約家賃との差額を自動判定させます。

=IF(入金額="","未入金",IF(入金額=契約家賃,"OK","差額あり"))

条件付き書式で「未入金」を赤表示にすれば、滞納が発生した月のうちに気づける仕組みになります。滞納は初月の対応速度が回収率を左右するため、この表の効果は絶大です。振込名義が入居者と違う（親族名義など）ケースはメモ列に残しておくと照合が楽になります。

ステップ3：敷金・修繕履歴のシートを作る

敷金は預り金であり、退去まで収入にはなりません。部屋別に「預かり額／償却・充当額／返還額／返還日」を記録する敷金台帳を作り、レントロールと部屋番号でつなぎます。修繕履歴は、日付／物件・部屋／内容／金額／区分（修繕費・資本的支出）／施工業者の6列で記録します。原状回復か価値向上かの区分メモをその場で残しておくことが、申告時の修繕費・資本的支出の判断と、税務調査での説明の両方に効きます。

ステップ4：物件別収支と利回りを自動計算する

物件ごとに1行で、年間家賃収入（満室想定と実績）／運営費用（管理費・修繕・固定資産税・保険）／営業純利益（NOI）／取得価額を並べ、利回りを計算します。

表面利回り ＝ 満室想定家賃（年） ÷ 取得価額
実質利回り ＝ (実績家賃収入 − 運営費用) ÷ (取得価額 ＋ 取得諸費用)

広告でよく見る表面利回りと、自分の物件の実質利回りの差を数字で持っておくと、次の物件購入の目利きにもなります。借入返済後の手残り（キャッシュフロー）の行も加えれば、物件ごとの「持つ価値」の判断が完結します。

実務の注意点・つまずきポイント

家賃の計上は入金日ではなく契約上の支払日基準が原則：滞納家賃も原則その年の収入に計上します（回収不能の処理は要件があるため個別にご確認ください）。
敷金を収入に混ぜない：収入になるのは償却・返還不要が確定した部分だけです。台帳を分けることで混同を防ぎます。
管理会社の報告書との照合:管理委託していても、送金明細と入金チェック表の突合を月1回行うと、控除項目（広告料・修繕立替）の把握漏れがなくなります。
個人情報の管理：入居者情報を含むファイルはパスワード保護し、共有範囲を限定してください。
法人化・規模拡大時：5棟10室規模を超えて事業的規模になると青色申告の取扱いが変わり、法人化の検討も視野に入ります。判断は最新の制度を確認のうえ専門家にご相談ください。