出張から戻った社員が旅費精算書を出してくる。交通費、宿泊費、日当、接待の会食代——項目がばらばらに並び、合計欄は空白。仮払金を渡していた場合は、経理が「合計から仮払いを引いて、差額がプラスなら追加支給、マイナスなら返金」という計算をもう一度やり直す。この差引計算こそ旅費精算のいちばん面倒な部分なのに、無料テンプレートにはまず入っていません。
この記事では、旅費精算書をExcelで設計するときの構造を、区分ごとの小計・仮払金の差引精算・日当の自動計算という3点から解説します。あわせて、その設計を組み込んだ旅費精算書テンプレート（Excel）を無料でダウンロードいただけます。
後半では、日当が非課税になる条件と、インボイス制度の「出張旅費等特例」という、旅費精算書の様式そのものを左右する2つの論点を整理します。
旅費精算書テンプレートの無料ダウンロード
- ファイル形式：Excel（.xlsx）／A4縦1ページ
- シート構成：入力用／記入例／使い方の3枚
- 4区分の小計：交通費・宿泊費・日当／食事代・その他経費
- 差引精算：精算合計から仮払金を引き、追加支給か返金かを自動表示
- 自動計算：往復運賃の×2、宿泊費（泊数×単価）、日当（日数×単価）、出張期間からの日数算出
マクロ（VBA）は使用していません。社内利用・顧問先への配布ともに自由にお使いいただけます（再配布・再販売のみご遠慮ください）。
旅費精算書は「4区分＋差引」で組む
旅費精算書がわかりにくくなる原因は、性質の違う支出を1つの明細表に押し込んでいることです。交通費は「区間と運賃」、宿泊費は「泊数と単価」、日当は「日数と単価」、会食代は「相手と金額」——それぞれ書くべき項目が違います。1つの表に混ぜると、どの行も半分は空欄になります。
そこで、次の4区分に分けてそれぞれ小計を出し、最後に合算する構造にします。
| 区分 | 入力する項目 | 金額の求め方 |
|---|---|---|
| 1. 交通費 | 日付・区間（発着）・交通機関・片道／往復・片道運賃 | 片道運賃 ×（往復なら2） |
| 2. 宿泊費 | チェックイン日・宿泊先・所在地・泊数・1泊単価 | 泊数 × 1泊単価 |
| 3. 日当・食事代 | 区分・内容・対象期間・日数・1日単価 | 日数 × 1日単価 |
| 4. その他経費 | 日付・内容・支払先・科目・税率・金額 | 実額を入力 |
区分を分ける効果は入力のしやすさだけではありません。宿泊費と日当は「単価 × 数量」で機械的に計算できるため、規程に定めた単価さえ入れておけば、申請者が金額を計算する余地がなくなります。過大申請も計算ミスも起きません。
組み込む数式
小計と精算合計
交通費の金額 =IF(N(片道運賃)=0,"",片道運賃*IF(片道往復="往復",2,1))
宿泊費の金額 =IF(OR(N(泊数)=0,N(単価)=0),"",泊数*単価)
日当の金額 =IF(OR(N(日数)=0,N(単価)=0),"",日数*単価)
各区分の小計 =IF(COUNT(金額列)=0,"",SUM(金額列))
精算合計 =N(交通費小計)+N(宿泊費小計)+N(日当小計)+N(その他小計)小計をN()で包んでから足しているのは、小計が空文字（””）のときにエラーにしないためです。1区分も使わない出張（日帰りで交通費だけ、など）でも表が崩れません。
仮払金の差引精算
差引精算額 =IF(精算合計="","",N(精算合計)-N(仮払金))
表示形式 #,##0;△#,##0;0ここがこのテンプレートのいちばんの要です。表示形式に#,##0;△#,##0;0を設定しておくと、プラスならそのまま（会社が追加で支払う額）、マイナスなら△付き（従業員が会社へ返す額）と一目でわかります。「28,060」と「△21,940」では、次にやるべきことが正反対です。精算書を見た瞬間にそれが伝わる状態にしておけば、経理と申請者のやりとりが1往復減ります。
出張期間から日数を出す
日数 =IF(OR(開始日="",終了日=""),"",終了日-開始日+1&"日間")日当は「日数 × 単価」なので、申請された日数が出張期間と合っているかのチェックが必要になります。期間から日数を自動で出しておけば、目視で突き合わせるだけで済みます。
日当と旅費規程──税務上いちばん重要な論点
日当は、実費の精算ではなく定額で支給されるにもかかわらず、その旅行に通常必要と認められる範囲であれば従業員側は非課税という扱いになります（所得税法9条1項4号）。出張が多い会社にとってメリットの大きい制度ですが、この範囲を超える部分は「給与」として課税されます。
「通常必要と認められる範囲」かどうかは、旅行の目的・目的地・期間の長短・宿泊の要否・旅行者の職務内容や地位などからみて判断され、その際に次の2点が勘案されます（所得税基本通達9-3）。
- 支給額が、役員および使用人のすべてを通じて適正なバランスが保たれている基準によって計算されているか
- 支給額が、同業種・同規模の他社が一般的に支給している金額に照らして相当と認められるか
1点目は「全社員一律」という意味ではありません。役職に応じて日当の金額に差を設けること自体は許容されます。問題になるのは、役員だけが突出して高いなどバランスを欠く設計です。2点目の「相場との比較」を見落としている会社が多いので注意してください。
なお、出張旅費規程の整備や出張の記録は、法令上の要件そのものではありません。ただし上の判断を税務署に説明するための証跡として、実務上はきわめて重要です。また、役員に対する日当が過大な場合は、役員給与として損金不算入となる余地があります。
つまり、旅費精算書は「お金を精算する書類」であると同時に、日当の非課税を支える実態記録でもあります。出張先・出張期間・出張目的の3項目を必ず埋めさせてください。ここが空欄の精算書は、精算はできても記録としては使えません（No.105 出張旅費規程と日当管理表の作り方）。
インボイス制度の「出張旅費等特例」
インボイス制度では原則として適格請求書の保存が仕入税額控除の要件ですが、従業員に支給する出張旅費・宿泊費・日当のうち、通常必要と認められる部分については、帳簿の保存のみで控除が認められます（出張旅費等特例）。日当には領収書が存在しないため、この特例がなければ控除できないことになってしまいます。
- 「通常必要と認められる部分」は、社内規程や基準の有無にかかわらず、また概算払いか実費精算かにかかわらず、所得税基本通達9-3により判定します。所得税が非課税となる範囲が上限で、これを超える部分は給与として控除の対象外になります
- 旅費規程は判定の絶対的な基準ではありません。規程額を上回る支給でも通常必要と認められれば特例の対象になり得ます（国税庁の説明資料でも、規程で3,000円としつつ非課税範囲が10,000円と認められる場合に8,000円を支給したケースは、8,000円全額が特例の対象とされています）
- 帳簿の摘要欄に、出張旅費等特例に該当する旨の記載が必要です
- 電車・バス・船舶については、これとは別に公共交通機関特例（1回の取引の税込金額が3万円未満）も使えます（No.201 交通費精算書テンプレート）
- 接待の会食代・手土産などのその他経費は特例の対象外です。適格請求書の保存が必要になるので、精算書の様式でも区分を分けておきます
テンプレートで「その他経費」だけ税率とインボイスの区分欄を持たせているのは、この線引きによるものです。特例が使える範囲と使えない範囲が様式の上で分かれていれば、証憑を集める作業も自然と絞り込めます（No.5 インボイス対応の消費税区分集計）。
なお、インボイス制度の特例や経過措置は改正が続いています。実際の処理にあたっては、公開時点の国税庁の資料で最新の取扱いをご確認ください。海外出張がある場合は、外貨の換算ルールという別の論点が加わります（No.154 海外出張費の精算ルールと証憑管理）。
テンプレートをもう一度ダウンロード
単品ファイルと、経理帳票5点セットをこちらからダウンロードできます。会員登録は不要です。
関連テンプレートのご案内
旅費規程のひな形と、規程の単価マスタに連動する出張管理台帳・年間集計まで含めたセットもご用意しています。日当を導入したいがどう作ればよいかわからない、という段階から使える構成です。
まとめ
- 交通費・宿泊費・日当・その他の4区分に分け、それぞれ小計を出してから合算する
- 宿泊費と日当は「数量 × 単価」で計算させる。申請者に金額を計算させない
- 仮払金を引いた差引精算額を自動表示し、△なら返金と一目でわかるようにする
- 日当の非課税は所得税基本通達9-3の2つの勘案事項で判断される。役職差は許容されるが、相場との比較を忘れない
- 旅費規程と実態記録は法令上の要件ではないが、説明のための証跡として不可欠。出張先・期間・目的の3項目を必ず埋めさせる
- 出張旅費・宿泊費・日当は出張旅費等特例で帳簿のみ保存が可能。会食代など「その他経費」は対象外
※ 本記事の税務に関する記述は2026年8月19日時点の法令等に基づいています。インボイス制度の特例・経過措置は改正が続いているため、実際の処理にあたっては国税庁「消費税の軽減税率制度・インボイス制度」で最新の取扱いをご確認ください。本記事は一般的な情報提供を目的としたもので、個別の判断は顧問税理士等の専門家にご相談ください。
