助成金・補助金の申請期限をExcelで一覧管理する【顧問先への情報提供に】

「あの補助金、教えてくれれば申請したのに」――顧問先からのこの一言は、税理士事務所にとって最も痛い言葉のひとつです。逆に、「先生のところは補助金の情報をくれる」という評判は、顧問料の価値を大きく引き上げます。問題は、国・都道府県・市区町村・各種財団と情報源が散らばり、公募期間が短く、追い続ける仕組みがないと必ず取りこぼすことです。

この記事では、補助金・助成金の公募スケジュールを一覧管理する台帳と、顧問先の属性と補助金の要件を突き合わせるマッチング表をExcelで作る方法を解説します。月1回・30分の更新運用で、「情報提供できる事務所」の体制を作ります。

基礎知識：追うべき情報源と補助金・助成金の違い

まず用語の整理です。一般に補助金は経産省・自治体系で採択審査があるもの（持続化・ものづくり・IT導入・事業再構築系など）、助成金は厚労省系で要件を満たせば原則受給できるもの（雇用・育成・両立支援系など）を指します。この性質の違いは提案の仕方に直結します。補助金は「計画づくりの支援」、助成金は「要件チェックと就業規則等の整備」が提案の中身になるからです。

定点観測すべき情報源は、中小企業向け支援サイト（ミラサポplus・J-Net21等）、経産省・中小企業庁の公募情報、厚労省の助成金案内、都道府県・市区町村の産業振興ページ、商工会議所の案内あたりが中核です。情報源の一覧そのものを台帳の1シートにして、確認日を記録するのが運用の第一歩です。

Excelで管理台帳を作る手順

ステップ1：補助金マスタを作る

制度1つ1行で、制度名／実施主体／区分（補助金・助成金）／対象者の要件（業種・規模・地域）／補助率・上限額／対象経費の概要／公募期間（開始・締切）／次回公募の見込み／情報URL／確認日の10列で登録します。締切にはアラートを仕込みます。

締切アラート ＝ IF(締切日="","",IF(締切日-TODAY()<0,"終了",IF(締切日-TODAY()<=30,"締切まで"&(締切日-TODAY())&"日","")))

年間で繰り返される制度（持続化補助金の複数回公募、雇用関係助成金の通年受付など）は「次回公募見込み」列に過去の傾向を書いておくと、公募開始前から顧問先に予告できるようになります。これが情報提供の質を分けるポイントです。

ステップ2：顧問先の属性マスタを作る

顧問先ごとに、業種／従業員数／小規模事業者の該当（商業・サービス5人以下、その他20人以下等）／所在地（自治体）／直近の投資・採用・賃上げ・DX化の予定／過去の申請歴を一覧化します。「予定」の列が命で、月次面談で「今後1年の設備投資・採用・販路開拓の予定はありますか」と聞く運用をセットにします（この情報は消費税の届出管理にも効きます：関連記事：No.111 消費税届出書の期限管理）。

ステップ3：マッチング表を作る

縦に顧問先、横に主要な制度を並べ、交点に該当可能性（◎○△×）を入力するマトリクスを作ります。判定を完全自動化する必要はありません。要件の粗い絞り込み（業種・規模・地域）だけCOUNTIFS等で機械化し、最後の◎○判定は人が付けるのが実務的です。◎が付いた組み合わせが、その月の情報提供リストになります。

ステップ4：月次の運用ルーチンを決める

月次30分ルーチン：
1. 情報源リストを巡回し、新規制度をマスタに追加・締切を更新（15分）
2. マッチング表の◎○を見直し（10分）
3. 該当顧問先への案内（面談時の一言・メール1本）をToDo化（5分）

案内の深追いは不要です。「こういう制度が出ています。興味があれば詳しく調べます」の一言で十分に価値があり、申請支援まで行うかは案件ごとに判断すればよいのです。

実務の注意点・つまずきポイント

• 情報の鮮度を明示する：制度内容は頻繁に変わります。顧問先への案内には必ず「確認日」と公式URLを添え、最新の要領の確認を促してください。
• 申請支援の業際に注意：助成金（厚労省系）の申請代行は社会保険労務士の独占業務です。事務所として支援する範囲（情報提供・計画作成支援まで等）を明確にし、必要に応じて社労士・認定支援機関と連携します。
• 採択後の管理まで案内する：採択はゴールではありません。経費管理（関連記事：No.139 持続化補助金の経費管理）と経理処理（関連記事：No.138 補助金の経理処理と管理台帳）の支援までセットで提示すると、事務所の関与価値が最大化します。
• 「補助金ありき」の投資を勧めない：補助金は投資判断の後押しであって目的ではありません。不要な投資を補助率で正当化しない、という姿勢が長期的な信頼を守ります。
• 返礼的な過度な期待の管理：採択には審査があり、落ちることも普通にあります。案内時に採択率の現実を添えて期待値を調整しておくと、関係がこじれません。

補助金・助成金 管理表をご用意しています

この記事の構成（補助金マスタ＋締切アラート→顧問先属性マスタ→マッチング表→月次ルーチン）を組み込んだExcel管理表を販売しています。主要制度の登録例つきで、月1回の更新運用にそのまま乗せられます。「情報をくれる事務所」のポジションを仕組みで作りたい税理士事務所・支援機関の方にどうぞ。

まとめ

• 補助金情報の取りこぼしは「追う仕組みがない」ことが原因。台帳＋月次30分で解決する
• マスタには次回公募の見込みを書き、公募前から予告できる状態を作る
• 顧問先の「投資・採用・賃上げの予定」を聞く月次ヒアリングがマッチングの命
• 粗い絞り込みは機械化し、最終判定は人が付ける半自動が実務的
• 助成金の申請代行は社労士の独占業務。支援範囲を明確にし連携体制を作る