紙・PDFの資料をExcelに取り込む方法【PDF取込・画像からのデータ取得】

2026年7月20日

取引先から届く請求書はPDF、レシートは紙、銀行の明細もPDF――そのたびに数字を手打ちしていないでしょうか。転記は時間を奪うだけでなく、打ち間違いという品質リスクの発生源です。実は今のExcelには、PDFや画像から表データを取り込む機能が標準で備わっています。

この記事では、Power QueryによるPDF取込と「画像からのデータ」機能の使い方、精度の限界、そして実務で必須の検品手順までを解説します。

方法①：Power QueryでPDFの表を取り込む

「データ」タブ→「データの取得」→「ファイルから」→「PDFから」を選ぶと、PDF内の表・ページが一覧表示され、プレビューを見ながら取り込む表を選べます。取り込み後はPower Queryエディタで不要行の削除・列名の設定・型変換ができ、同じレイアウトのPDFなら「更新」ボタンひとつで再取込できます。

向いている資料：データから生成されたPDF（銀行明細・販売システムの帳票・請求書データ等）。文字情報を持っているため精度が高い
向いていない資料：紙をスキャンしたPDF（実体は画像）。この場合は方法②か、OCR処理を挟む必要があります

毎月届く同形式のPDF明細は、Power Queryの整形手順を一度作れば毎月の取込が数秒になります（Power Queryの基礎は関連記事：No.98 Power Queryによる経理自動化）。

方法②：「画像からのデータ」で紙・スクショを取り込む

「データ」タブ→「画像から」→「ファイルからの画像」（またはクリップボードの画像）を選ぶと、画像内の表をOCRで認識してプレビューが表示されます。認識に自信のないセルは確認を促され、修正してから挿入できます。スマホのExcelアプリでは、カメラで紙の表を直接撮影して取り込むことも可能です。

精度を上げる撮影・画像のコツは次のとおりです。

真上から、影を作らず、表全体を大きく写す（斜め・湾曲は精度が大きく落ちる）
罫線がはっきりした表ほど列の分離精度が高い
手書き文字は原則期待しない（活字前提の機能です）

実務で必須の「検品」手順

OCR系の取込は「9割正しい」が前提です。1割の誤りを見つける検品をセットにしなければ、手打ちより危険になります。経理データの検品は次の3点で機械化します。

①合計突合 =IF(SUM(取込金額範囲)=原本の合計金額,"OK","差異あり！")
②件数突合 =IF(COUNTA(取込範囲)=原本の明細行数,"OK","行数不一致")
③型チェック =IF(COUNT(金額範囲)<COUNTA(金額範囲),"数値でないセルあり","OK")

OCRの誤認識は「1↔7」「0↔8」「,の位置」に集中するため、合計が合えば個々の数字もほぼ合っていると推定できます（合計の記載がない資料は電卓での原本合計を先に作ります）。日付・取引先名の誤りは並べ替えとフィルタで異常値を拾います（重複チェックは関連記事：No.196 COUNTIFの重複検出）。

使い分けの整理

資料	推奨方法	備考
データ生成のPDF（明細・帳票）	Power Query	毎月同形式なら「更新」で自動化
スキャンPDF・紙・スクショ	画像からのデータ	検品必須。量が多いなら専用OCRソフトも検討
大量のレシート・領収書	会計ソフトのAI-OCR/スキャン機能	仕訳連携まで考えるとソフト側が有利
CSVでもらえるもの	そもそもCSVでもらう	最優先。取引先・銀行にデータ提供を依頼（関連記事：No.43 CSVの会計ソフト取込）

実務の注意点・つまずきポイント

最善は「取り込まない」こと：紙やPDFをOCRする前に、データ（CSV・API連携）でもらえないか交渉するのが最も確実で速い改善です
機密資料のクラウド処理に注意：画像からのデータ取込はオンライン処理を伴う場合があります。マイナンバー等の高機密資料への使用は社内ルールを確認してください（関連記事：No.190 個人情報を含むExcelの安全な取扱い）
取り込んだPDFデータの保存要件：電子で受領した請求書PDFは、取込後も元のPDF自体を電子取引データとして保存する必要があります（関連記事：No.176 電子取引の事務処理規程）
レイアウト変更で崩れる前提で組む：Power Queryの取込は相手のPDFレイアウト変更で壊れます。月初の取込時に検品3点セットを必ず通す運用にします
結合セル・小計行の混在は事前に整理：取り込み後の整形はPower Queryエディタで行い、手作業の整形を残さないのが再現性の鍵です