備品・PC・ソフトウェアライセンスの管理台帳をExcelで作る

2026年7月20日

「あのノートPC、誰が使ってる？」「このソフトのライセンス、何本契約してたっけ？」――退職者のPCが行方不明、同じソフトを部署ごとに重複契約、保証期間内なのに有償修理……。備品・PC・ソフトウェアの管理が曖昧な会社では、小さな無駄と情報セキュリティのリスクが同時に積み上がります。

この記事では、情シス専任のいない中小企業向けに、備品・PC・ソフトライセンスの管理台帳をExcelで作る方法と、固定資産台帳との関係整理を解説します。

基礎知識：3つの台帳の役割分担

固定資産台帳（経理）：取得価額10万円以上等の資産の減価償却計算が目的（関連記事：No.22 固定資産台帳の作り方）
備品・PC台帳（総務・情シス）：金額にかかわらず「何が・どこに・誰の手元にあるか」の現物管理が目的。10万円未満で経費処理したPCも載せる
ライセンス台帳：ソフトウェア・クラウドサービスの契約数と割当先の管理が目的。現物がないぶん見落としやすい

ポイントは、経理の固定資産台帳だけでは現物管理はできないということ。逆に現物台帳に償却計算は不要です。役割を分けて、資産番号で相互に紐づけます。

Excelでの実装手順

ステップ1：備品・PC台帳の列設計

「資産番号／分類（PC・モニタ・什器・工具等）／品名・型番／シリアル番号／取得日／取得価額／使用者／設置場所／状態（使用中・保管・修理中・廃棄済）／保証期限／固定資産台帳番号（10万円以上の場合）／備考」で構成します。資産番号はラベルシールで現物にも貼り、台帳と現物が資産番号で一致する状態を作ります。

保証期限アラート =IF(AND(状態="使用中",保証期限-TODAY()<=60),"保証期限接近","")

ステップ2：ライセンス台帳の列設計

「サービス名／契約形態（買切り・年額・月額）／契約数（シート数）／実際の割当数／割当先一覧（別シートで1行1ユーザー）／単価／年間コスト／契約日・更新日／解約予告期限／管理者アカウントの所在」で構成します。

余剰ライセンス =契約数-COUNTIF(割当シート!サービス列,サービス名)
無駄コスト =余剰ライセンス*単価*12

この「余剰ライセンス×年額」の列が、台帳整備の投資対効果を即座に証明してくれます。退職者のアカウント解約漏れ・部署別の重複契約は、ほぼすべての会社で見つかります。更新期限の管理は契約書管理台帳（関連記事：No.187 契約書管理台帳）と同じEDATE方式です。

ステップ3：入退社・異動時の運用フローを決める

入社時：貸与品（PC・スマホ・鍵等）を台帳から選んで使用者を更新し、貸与書に署名をもらう
異動時：設置場所・使用者を更新
退職時：貸与品の返却チェックリストを台帳から自動生成（使用者でフィルタするだけ）し、アカウントの解約・停止も同時に処理（関連記事：No.135 退職手続きチェックリスト）

台帳が生きるかどうかは、この「人の動きと台帳更新をセットにする」運用で決まります。年1回の現物照合（棚卸し）も、資産番号があれば半日で終わります。

実務の注意点・つまずきポイント

10万円未満のPCこそ台帳に載せる：経費処理された物品は経理帳簿から消えるため、現物台帳がなければ完全に管理外になります。情報漏えいリスクの観点でPC・スマホ・USBメモリは金額不問で登録します
少額減価償却資産・一括償却資産の区分メモ：取得価額による税務処理の区分（関連記事：No.52 少額減価償却資産の判定）を台帳の備考に残すと、償却資産申告の対象判定にも使えます
個人持ちデバイスの業務利用（BYOD）：会社資産ではなくても、業務データが入る端末はルールと一覧管理が必要です
ソフトの「管理者アカウント」の所在を必ず記録：担当者退職でログインできなくなる事故が多発しています。管理者権限の引継ぎは退職チェックリストに組み込みます
廃棄の記録：PCの廃棄はデータ消去の証明（消去証明書等）とセットで記録します。捨てた記録がないと紛失と区別できません